Le sommaire est un élément important d’un mémoire. Il donne au préalable, au lecteur, une idée du contenu de l’étude. Le sommaire automatique permet d’organiser votre table des matières en quelques étapes et sans trop d’efforts. Cet article porte sur les marches à suivre pour créer un sommaire automatique pour son mémoire.
La table des matières est un élément essentiel de tout livre ou rapport. Elle donne au lecteur un aperçu rapide du contenu de ce document et lui permet de le parcourir plus facilement. Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment créer une table des matières automatique avec MS Word afin que vous puissiez vous consacrer à la rédaction de votre livre ou rapport plutôt que de passer du temps à l’ajouter manuellement. La fonction de table des matières de Word est utile si votre document comporte de nombreux chapitres, mais elle ne sera pas utile si vous n’avez que quelques titres. Cependant, il existe plusieurs moyens d’en créer une automatiquement, même si vous ne souhaitez pas l’ajouter manuellement. Passons en revue quelques-unes des différentes options :
Choisir un style pour les titres selon chaque niveau
La première étape pour créer un sommaire automatique consiste à attribuer un style pour les titres ainsi qu’un autre style pour les sous-titres et ainsi de suite selon les niveaux.
En sélectionnant le titre en question, choisir via la barre d’outils de l’onglet « Accueil » le style à lui attribuer parmi les titre 1, titre 2, titre 3, allant jusqu’à autant de numéros que votre mémoire contient de niveau de titre.
Cette étape est cruciale car elle permet de distinguer chaque niveau de titre. En d’autres termes, attribuez le même style à des titres de même niveau. Pour vous aidez à mieux comprendre, les titres du style 1 désignent les titres des principales parties de votre mémoire. Dans le même ordre, les titres du style 2 annoncent les sous-parties de même niveau des parties principales. Le principe est le même pour les titres du style 3 qui sont à leur tour, les titres des sous-parties des éléments du niveau 2. Il en va de même des styles de niveau 4 ou plus.
Créer le sommaire
A partir de cette première et importante étape, il est maintenant possible de créer un sommaire automatique pour votre document.
Après être préalablement remonté à la page de destination du sommaire, il suffit alors de sélectionner l’onglet « Références » et de choisir « Table des matières » en haut à gauche de l’écran. Choisissez ensuite le menu « Insérer une table des matières » qui ouvrira une petite fenêtre. Arrivé à ce stade, les éléments de cette fenêtre vous permettront de donner des indications à Word par rapport au contenu de votre table des matières.
Faites le choix d’afficher les numéros de page en cochant l’option correspondante. Alignez également les numéros de page à droite en cochant l’option suivante. Il sera ensuite question d’apporter des précisions par rapport au niveau de titre que devra contenir votre sommaire. Cette tâche s’effectue au niveau de l’option « Afficher les niveaux » et en sélectionnant le nombre de niveau souhaité. Validez ensuite tous vos choix en cliquant sur « OK » pour créer votre table des matières de manière automatique à l’endroit indiqué.
Mettre à jour le sommaire
Le sommaire ainsi créé, il peut arriver que certains changements doivent être effectués. Il s’agit parfois de la suppression d’un titre ou même de plusieurs ou au contraire de l’ajout d’autres titres. Les changements peuvent aussi toucher les numéros de page selon les modifications apportées à votre travail.
Dans l’un de ces cas, la mise à jour de la table des matières s’effectue en un seul clic qui permet de synchroniser votre document et votre sommaire à tout moment. Il suffit alors de sélectionner l’option « Mettre à jour la table » qui se trouve en haut à gauche, toujours dans l’onglet « Références ».
Cette manipulation alignera automatiquement les éléments de votre sommaire au contenu de votre travail après toute modification.
Le sommaire automatique est une manière plus simple, efficace et rapide d’organiser son mémoire à raison de quelques étapes clés. Il vous évite d’omettre d’insérer des titres dans votre sommaire ou de faire des erreurs de frappe si vous choisissez de le créer manuellement. Dans la même perspective, qu’en est-il de la bibliographie automatique d’un mémoire ?
Créer une table des matières manuellement
Si rien d’autre ne fonctionne, vous pouvez toujours créer une table des matières manuellement. Ce n’est pas une bonne idée de le faire si votre livre ou votre rapport comporte plus de quelques chapitres, car cela peut prendre beaucoup de temps. Cette méthode fonctionne si vous n’avez que quelques titres. Ouvrez votre document et ajoutez les titres à la table des matières. Sélectionnez ensuite les titres et cliquez sur Références dans la barre de menus. Sélectionnez Table des matières, puis cliquez sur OK.
Créer automatiquement une table des matières avec des notes de bas de page.
Cette méthode est idéale si vous avez beaucoup de titres dans votre document. Avant de commencer, assurez-vous que vous avez utilisé des notes de bas de page dans votre document. Pour ajouter une table des matières avec des notes de bas de page, sélectionnez le document entier et allez dans Références dans la barre de menu. Sélectionnez Table des matières, puis Table des matières automatique. Si vous souhaitez modifier le formatage ou ajouter un formatage supplémentaire à votre table des matières, sélectionnez à nouveau Table des matières automatique. Vous pouvez ensuite sélectionner Table des matières personnalisée pour modifier les titres. Pour modifier le style de numérotation, sélectionnez Table des matières personnalisée, puis cliquez sur le menu déroulant Numérotation. Vous pouvez également créer des sous-titres ou fusionner deux titres en un seul.
Créer automatiquement une table des matières avec des ancres.
Les ancres sont utiles si vous avez beaucoup de références croisées dans votre document. Pour créer une table des matières automatique avec des ancres, vous devez d’abord configurer vos références croisées. Pour ce faire, sélectionnez le texte pour lequel vous souhaitez créer une référence croisée, allez dans Références dans la barre de menus, puis sélectionnez Référence croisée. Sélectionnez Créer un signet, puis saisissez un nom de signet. Ce nom de signet sera utilisé pour créer l’ancre. Si votre document ne comporte pas beaucoup de références croisées, vous pouvez sélectionner l’onglet Signets, puis cliquer sur Créer une table des matières. Cela créera une table des matières automatique avec des ancres.
Créer automatiquement une table des matières avec la fonction Rechercher et Remplacer.
Cette méthode est utile si vous avez de nombreuses références croisées dans votre document. Avant de commencer, assurez-vous que vous avez utilisé des références croisées dans votre document. Pour créer une table des matières automatique à l’aide de la fonction Rechercher et remplacer, sélectionnez l’ensemble du document et allez dans Références dans la barre de menus. Sélectionnez Table des matières, puis cliquez sur Remplacer. Pour ajouter des titres, saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans la première colonne, puis cliquez sur Remplacer tout. Vous pouvez également créer des sous-titres ou fusionner deux titres en un seul. S’il y a plusieurs titres dans votre document, sélectionnez chaque titre et cliquez sur l’onglet Remplacer. Saisissez ensuite le texte que vous souhaitez voir apparaître dans chaque titre de la deuxième colonne, puis cliquez sur Remplacer tout.
Conclusion
Une table des matières doit être créée dès les premières étapes de votre projet, car il peut être difficile et long d’en créer une une fois que vous avez écrit beaucoup de contenu. Vous pouvez créer une table des matières automatique à l’aide de notes de bas de page, d’ancres ou de la fonction Rechercher et remplacer. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous de vérifier votre table des matières avant de publier votre livre ou votre rapport.
