Exemple de mémoire d’expertise comptable avec outils correspondants

Cet exemple de mémoire d’expertise comptable (DEC) vise à vous donner un aperçu du niveau d’exigence requis par le SIEC pour valider ce type de mémoire de niveau doctorat.

EVALUATION DE L’EFFACITE DU PROCESSUS DE FACTURATION DANS UN CENTRE DE FORMATION D’APPRENTI (CFA) ET PROPOSITION DE PISTES D’AMELIORATION : DEMARCHE DE L’EXPERT-COMPTABLE ET PROPOSITION D’UN GUIDE METHODOLOGIQUE

Sommaire

Sommaire 1

Liste des abréviations 2

Note de synthèse 4

Introduction 6

Première partie : Analyse du modèle économique des CFA 9

Chapitre 1 : Le CFA, entité nécessitant un besoin d’organisation 9

Chapitre 2 : Le CFA et la réforme de la formation professionnelle – La loi « Avenir professionnel » 19

Chapitre 3 : Particularités du processus de facturation au sein d’un CFA 30

Deuxième partie : Evaluation de l’efficacité du processus de facturation dans un CFA 41

Chapitre 1 : La mission de l’expert-comptable 41

Chapitre 2 : La revue des spécificités du dispositif de contrôle interne, de l’environnement informatique et des processus clés liés aux services de paiement 48

Chapitre 3 : Proposition d’une démarche et des outils d’analyse de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation 61

Troisième partie : Proposition de pistes d’amélioration du processus de facturation dans un CFA 77

Chapitre 1 : Les leviers d’amélioration du processus de facturation 77

Chapitre 2 : Mise en place d’un outil de suivi et travaux de fin de mission 90

Conclusion 98

Bibliographie 100

Table des matières 105

Liste des abréviations

BEP : Brevet d’études professionnelles

BIC : Bénéfices industriels et commerciaux

BP : Brevet professionnel

BPF : Bilan pédagogique et financier

BTS : Brevet de technicien supérieur

CAC : Commissaire aux comptes

CAP : Certificat d’aptitude professionnelle

CCN : Convention collective nationale

CEP : Conseil en évolution professionnelle

CERFA : Centre d’enregistrement et révision des formulaires administratifs

CFA : Centre de formation d’apprentis

CGI : Code général des impôts

CNCP : Commission nationale de la certification professionnelle

CNEFOP : Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle

COPANEF : Comité paritaire interprofessionnel national pour l’emploi et la formation

CPIR : Commission paritaire interprofessionnelle régionale

DSN : Déclaration sociale nominative

FAE : Facture à établir

GIE : Groupement d’intérêt économique

IFI : Impôt sur la fortune immobilière

IR : Impôt sur le revenu

IS : Impôt sur les sociétés

MC : Mentions complémentaires

NPEC : Niveau de prise en charge

NPLAB : Norme professionnelle de lutte anti-blanchiment

NPMQ : Norme professionnelle de maitrise de la qualité

OPCA : Organisme paritaire collecteur agréé

OPCO : Opérateur de compétences

PCA : Produits constatés d’avance

PME : Petite et moyenne entreprise

RNCP : Répertoire national des certifications professionnelles

RTT : Réduction du temps de travail

SA : Société anonyme

SARL : Société à responsabilité limitée

SAS : Société par actions simplifiée

SNC : Société en nom collectif

TRACFIN : Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins

URSSAF : Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales

Note de synthèse

Le mémoire présente une démarche méthodologique destinée au professionnel de l’expertise comptable qui est amené à assurer une mission de conseil en amélioration du processus de facturation d’un centre de formation d’apprentis (CFA). Pour ce faire, différents objectifs sont poursuivis, à savoir :

Appréhender l’environnement des CFA et leur mode de fonctionnement ;
Mettre en exergue les impacts de la réforme de la loi Avenir professionnel sur le processus de facturation des CFA ;
Mettre en œuvre une démarche d’évaluation du processus de facturation des CFA ; et
Avancer des recommandations destinées à améliorer ce processus.

Le mémoire est ainsi articulé en trois parties. La première analyse le modèle économique des CFA en mettant en évidence leur besoin d’organisation, les impacts de la réforme apportée par la loi Avenir professionnel, et les particularités liées à leur processus de facturation.

La deuxième partie présente la démarche à adopter dans le cadre de l’évaluation du processus de facturation dans le centre de formation. Dans un premier temps, les modalités de la mission de l’expert-comptable sont détaillées. Ensuite, les étapes à entreprendre dans la revue des spécificités du dispositif de contrôle interne, de l’environnement informatique, et des processus clés liés aux services de paiement du CFA sont exposées. Enfin, une démarche et des outils destinés à apprécier l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation du centre sont présentés.

La troisième partie est consacrée à la proposition des pistes d’amélioration et au développement des travaux de fin de mission. Les leviers permettant d’améliorer le processus de facturation sont alors abordés, ainsi que la démarche liée à leur mise en œuvre. Une suggestion est par la suite avancée en ce qui concerne la présentation des travaux de fin de mission et leur remise au client.

De manière concrète, le mémoire comprend les outils suivants :

Une fiche synthétisant le modèle économique d’un CFA ;
Une grille comparative des modalités de financement d’un CFA avant et après la réforme ;
Une cartographie des acteurs du processus de facturation d’un CFA ;
Un schéma du processus de facturation dans un CFA suite à la réforme ;
Un questionnaire de prise de connaissance du CFA ;
Un questionnaire d’acceptation comprenant l’évaluation du risque anti-blanchiment ;
Un modèle de lettre de mission adaptée ;
Un questionnaire de prise de connaissance du contrôle interne de la gestion de la facturation ;
Un diagramme de flux de la procédure de facturation ;
Une matrice des forces et faiblesses de la procédure en place dans le centre ;
Une démarche de prise de connaissance du système d’information du CFA ;
Une démarche de revue des processus clés liés à la facturation ;
Une démarche d’évaluation de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation ;
Une matrice des risques liés au processus de facturation ;
Un tableau de bord de suivi des indicateurs clés liés au processus de facturation ; et
Un modèle de compte rendu de mission.

Introduction

Les centres de formation d’apprentis (CFA) sont des organismes chargés de dispenser aux apprentis une formation certifiée en complément de celle qu’ils ont reçue en entreprise. Cette formation est réalisée dans le cadre d’un contrat d’apprentissage entre un CFA et l’entreprise. Ainsi, grâce aux CFA, un apprenti obtient la qualification professionnelle requise dans son secteur d’activité.

Tous les diplômes professionnels et technologiques de l’éducation nationale peuvent être préparés lors de l’apprentissage en CFA : certificat d’aptitude professionnelle (CAP), brevet d’études professionnelles (BEP), bac professionnel, brevet de technicien supérieur (BTS), licence professionnelle…

Différents statuts de CFA peuvent être identifiés, notamment les CFA privés, les CFA publics, les CFA publics agricoles, les CFA consulaires, et les CFA de Collectivités territoriales. La gestion de ces centres est assurée par des organismes privés tels que les entreprises et les associations, des organismes publics comme les lycées, des chambres de métiers, ou encore des chambres de commerce et d’industrie. Ensuite, c’est l’organisme gestionnaire qui désigne le directeur du centre.

Le code du travail fixe les critères de qualification des membres du personnel du CFA, tant au niveau de la direction que du personnel enseignant et encadrant. Selon l’article L6231-3 du code du travail, un conseil de perfectionnement doit être mis en place au sein d’un CFA. C’est ce conseil, placé sous l’autorité du directeur et de l’organisme gestionnaire, qui assure tous les aspects relatifs à l’organisation et au fonctionnement du centre.

Un CFA est principalement financé grâce à la perception de la Taxe d’apprentissage. Il peut aussi bénéficier des subventions de l’Etat ou de la région lorsqu’une telle disposition est prévue dans la convention de création. Dans certains cas, l’organisme gestionnaire contribue à son financement. Le centre est soumis à deux types de contrôle : d’une part d’ordre pédagogique qui est réalisé par l’Etat, et d’autre part d’ordre technique et financier par la région.

Le mode de financement des CFA a connu un important changement suite à la réforme apportée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (1) ou loi « Avenir professionnel ». Avant cette réforme, les Organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) étaient chargés de collecter les cotisations obligatoires des entreprises au titre de la formation professionnelle.

La loi de septembre 2018 a remplacé ces OPCA par des Opérateurs de compétences (OPCO). Ces derniers ont pour vocation de financer les contrats d’apprentissage en fonction de la prise en charge qui est déterminée au niveau des branches professionnelles, d’accompagner ces branches sur le plan technique, et d’offrir aux très petites et moyennes entreprises un service de proximité en matière d’apprentissage des collaborateurs et de définition des besoins en formation.

Désormais, ce sont alors les OPCO qui perçoivent le financement des formations qu’un CFA dispense à un apprenti. Or, un tel remaniement entraine pour le centre des difficultés ayant un impact considérable sur son processus de facturation. D’abord, la mise à disposition des informations diffère d’un OPCO à l’autre, rendant impossible toute automatisation, ce qui entraine une mauvaise coordination entre les centres et les OPCO.

Ensuite, la non-actualisation des informations liées au contrat d’apprentissage et à l’apprenti peut engendrer des litiges entre le CFA et l’OPCO, ce qui a pour conséquence un rallongement des délais d’encaissement.

Par ailleurs, un dossier non pris en charge ne peut être facturé par le CFA, ce qui impacte de manière importante son chiffre d’affaires.

Aussi, le centre est contraint de consacrer plus de temps à la facturation et à l’encaissement des contributions des OPCO. De même, il devra adapter son budget en faisant évoluer à la hausse le ratio d’encadrement administratif de son personnel pour faire face au surcroit d’activité.

Les nouvelles dispositions apportées par la loi Avenir professionnel constitue alors une opportunité pour les experts-comptables de réaliser une nouvelle mission au sein des CFA en vue de leur permettre d’améliorer leur processus de facturation. Précisément, le sujet du mémoire s’intéresse à la démarche du professionnel dans l’évaluation de l’efficacité de ce processus et dans la proposition de pistes d’amélioration.

La problématique suivante est alors formulée : « Comment se présente la démarche de l’expert-comptable dans l’évaluation de l’efficacité du processus de facturation d’un CFA, et quelles sont les pistes d’amélioration qu’il peut proposer à l’issue de cette démarche ? ».

Pour mieux répondre, le mémoire comprend trois grandes parties qui sont :

L’analyse du modèle économique du CFA : cette première partie met en évidence le besoin en organisation d’un tel organisme, les impacts de la loi Avenir professionnel sur ce dernier, et les particularités que présente son processus de facturation.
L’évaluation de l’efficacité du processus de facturation dans un CFA : dans cette deuxième partie, la préparation de la mission de conseil de l’expert-comptable est présentée. Sa démarche en matière de revue des spécificités du dispositif de contrôle interne, de l’environnement informatique et des processus clés liés aux services de paiement du CFA est également exposée. Il en est de même en ce qui concerne la démarche et des outils d’analyse de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation du centre.
La proposition de pistes d’amélioration du processus de facturation dans un CFA : cette dernière partie met en avant les leviers d’amélioration du processus de facturation de l’organisme de formation, tout en présentant les étapes permettant de mettre en place un outil de suivi et de réaliser les travaux de fin de mission.

Première partie : Analyse du modèle économique des CFA

L’évaluation de l’efficacité du processus de facturation d’un centre de formation d’apprentis (CFA) en vue de suggérer des améliorations est conditionnée par une parfaite connaissance de l’environnement d’une telle structure. C’est la raison pour laquelle cette première partie est consacrée à l’analyse du modèle économique des CFA et comprendra 3 chapitres :

Le CFA, entité nécessitant un besoin d’organisation ;
Le CFA et la réforme de la formation professionnelle – La loi « Avenir professionnel » ; et
Les particularités du processus de facturation au sein d’un CFA.

Chapitre 1 : Le CFA, entité nécessitant un besoin d’organisation

La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (1) ou loi « Avenir professionnel » a apporté une grande réforme sur le mode de fonctionnement des CFA, impliquant auprès de ces centres un réel besoin d’organisation. Pour mieux cerner la situation, ce chapitre analyse l’environnement des CFA ainsi que les modalités liées à leur financement.

Section 1 : Environnement économique, politique et juridique

La présentation d’un CFA, de ses différents statuts, ainsi que de son organisation et fonctionnement permet de mieux appréhender son environnement économique, politique et juridique. D’où l’intérêt de cette première section.

Présentation d’un CFA

Un centre de formation d’apprentis ou CFA est un organisme de formation certifié chargé de la préparation au contrat d’apprentissage. Dans ce contexte, le CFA dispense des enseignements théoriques en complément de la pratique en entreprise¹.

Il convient de préciser que dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, la formation est réalisée de manière alternée dans un CFA et dans une entreprise. Cette formation aboutit à une qualification professionnelle appuyée par une certification reconnue au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou par un diplôme d’Etat.

Le CFA assure ainsi la formation théorique afin que les apprentis bénéficient d’une qualification professionnelle qui est reconnue dans un secteur d’activité déterminé. Seuls les candidats éligibles à la signature d’un contrat d’apprentissage sont autorisés à intégrer un CFA. Ces apprentis doivent avoir entre 16 ans et 30 ans révolus. Cependant, les candidats de 15 ans qui ont pu terminer le collège peut y accéder sur dérogation.

Les diplômes pouvant être préparés dans un CFA sont ceux d’ordre professionnel et technologique qui sont reconnus par l’Etat, à savoir la certification d’aptitude professionnelle (CAP), le brevet d’études professionnelles (BEP), le bac professionnel, le brevet de technicien supérieur (BTS), la licence professionnelle, etc. En ce qui concerne la durée de la formation, elle varie en fonction du diplôme visé, comme il est présenté ci-après.

Tableau 1 : Durée minimale de formations dans un CFA²

Diplômes à préparer	Durée minimal de formation
CAP, BEP, BP	400 heures par an
Bac professionnel, BTS	675 heures par an
Mentions complémentaires (MC)	400 heures par an ou la durée du minima indiqué au référentiel de formation
Autres diplômes ou titres	La durée minima indiqué au référentiel de formation

Le CFA est chargé de 14 missions qui sont définies par l’article L6312 du code du travail. Il est pareillement tenu de certaines obligations, notamment :

Les cours théoriques et techniques doivent être dispensés uniquement par des professionnels qualifiés ;
Le suivi de l’apprentissage en entreprise par l’intermédiaire d’un formateur en liaison avec le maitre d’apprentissage
Le respect du temps de travail : 39 heures par semaine, à raison de 8 heures par jour ; et
Le respect des exigences liées au bilan pédagogique et financier pour les organismes de formation.

Les CFA peuvent aussi bénéficier de différents statuts qui sont développés dans la sous-section suivante.

Les différents statuts des CFA

Un CFA peut se présenter sous l’un des 5 statuts³ présentés ci-après.

Les CFA privés représentent les centres qui sont attachés à un secteur d’activité précis. La gestion de ces centres est assurée par des structures privées, y compris les entreprises, ou par des associations, ou encore par des syndicats professionnels.

Les CFA consulaires sont les organismes qui sont gérés par chambres consulaires telles que les chambres des métiers et de l’artisanat, les chambres de commerce et d’industrie, et les chambres d’agriculture.

Les CFA publics sont rattachés à des établissements publics. Ces établissements se trouvent essentiellement sous l’égide du Ministère de l’éducation nationale.

Les CFA publics agricoles sont les centres rattachés aux établissements publics d’enseignement et de formation agricole. Ces derniers sont placés sous l’égide du Ministère de l’agriculture.

Les CFA de collectivités territoriales sont quant à eux attachés à un territoire. En conséquence, leur fonctionnement, tant sur le plan administratif que financier, est assuré par les fonds publics de la collectivité concernée.

L’organisation et le fonctionnement d’un CFA sont développés ci-dessous.

L’organisation et le fonctionnement d’un CFA

Comme il a pu être observé, un CFA est placé sous l’autorité d’un organisme gestionnaire (entreprise, association, chambres consulaires, etc.). Un directeur doit être nommé au niveau de chaque centre. Le recrutement de celui-ci est assuré par l’organisme gestionnaire⁴.

Selon l’article L6231-3 du code du travail, un conseil de perfectionnement doit être mis en place dans le CFA. Ce conseil est chargé de veiller au bon fonctionnement et à l’organisation du centre.

En matière de qualification, tous les membres du personnel du CFA, y compris ceux de l’encadrement, de la direction et de l’enseignement, sont tenus de répondre aux critères de qualification prévus par le code du travail. De manière générale, ces critères correspondent à ceux attendus au niveau de l’enseignement des établissements publics ayant le même niveau que le CFA concerné.

En outre, dans le cadre de son activité, le CFA est soumis à 2 types de contrôle :

Le contrôle pédagogique d’Etat ; et
Le contrôle technique et financier de la région.

Dans la section suivante, l’environnement comptable, fiscal et social d’un CFA est analysé.

Section 2 : Environnement comptable, fiscal et social

L’organisation d’un CFA sur les plans comptable, fiscal et social présente des particularités qui seront présentées dans les lignes qui suivent.

Cadre comptable

L’article L6352-6 du code du travail définit le cadre comptable des CFA. Dans ce contexte, il est prévu qu’un CFA doit produire annuellement un bilan, un compte de résultat, et une annexe.

Un CFA est tenu de désigner au moins un commissaire aux comptes dès lors qu’il dépasse 2 des 3 seuils suivants :

Un effectif de 3 collaborateurs ;
Un chiffre d’affaires hors taxe ou un montant des ressources de 153 000 euros ; et
Un total du bilan de 230 000 euros.

L’arrêté du 21 juillet 2020 fixant les règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique au sein des organismes de formation qui dispensent des formations par apprentissage en application de l’article L 6231-4 du code du travail affirme l’obligation pour le CFA de mettre en place une comptabilité analytique. Celle-ci doit permettre de « retracer l’ensemble des coûts et des produits qui interviennent dans la réalisation de la formation par apprentissage » (article 2).

Lorsque le CFA réalise des activités multiples, il est tenu de distinguer dans sa comptabilité l’activité qu’il assure au titre de la formation professionnelle. Les charges et les produits sont de ce fait répartis en fonction du typologie d’actions de formation, notamment les actions de formation, les bilans de compétences, les actions relatives à la validation des acquis, et les actions de formation par apprentissage.

Un CFA a l’obligation de transmettre à France Compétences tout élément lié à la définition des coûts. En effet, suivant les dispositions de l’article L6123-5-6° du code du travail, la veille, l’observation et la transparence des coûts, ainsi que des règles de prise en charge relatives à la formation professionnelle sont assurées par France Compétences. Une telle situation implique pour chaque CFA de tenir une comptabilité analytique.

Les articles L6352-11 et R6352-23 du code du travail précisent également que le CFA est tenu d’établir annuellement un bilan pédagogique et financier (BPF). Ce dernier concerne l’exercice comptable clos du CFA et doit être fourni avant le 30 avril de chaque année. Le BPF doit comporter les éléments suivants :

Les activités de formation réalisées durant l’exercice comptable concerné ;
Le nombre d’apprentis accueillis ;
Le nombre d’heures-apprentis et d’heures de formation correspondant, suivant la nature, le niveau, les domaines, ainsi que de la durée de formation dispensées au titre de la formation professionnelle ;
La répartition des fonds perçus en fonction de leur nature, mais aussi du montant des factures qui ont été émises par le prestataire ;
Les données comptables liées aux prestations de formation professionnelle ; et
Les produits financiers issus du placement des fonds perçus.

L’expert-comptable doit également prendre connaissance du cadre fiscal des CFA.

Cadre fiscal

L’article 261 du code général des impôts (CGI) souligne que les activités de formation par apprentissage que le CFA réalise font l’objet d’une exonération de la TVA. Précisément, ces activités disposent du même statut que l’enseignement scolaire et universitaire que proposent les établissements privés et publics.

Il s’agit d’une exonération d’office qui exempte le CFA de la présentation d’une attestation d’exonération, ce qui le distingue des autres organismes de formation professionnelle continue. Néanmoins, dès lors que le centre réalise des activités autres que des actions de formation par apprentissage, il peut être considéré comme étant un « assujetti redevable partiel » s’il ne dispose pas de l’attestation 3511-SD, dont la délivrance est conditionnée par le respect des dispositions définies aux articles 202 A et 202 D de l’annexe II du CGI.

L’assujettissement d’un CFA dépend du statut de la personne morale qui réalise les actions de formation par apprentissage (CFA privé, CFA consulaire, CFA public, etc.). C’est la raison pour laquelle chaque centre est tenu de demander un rescrit auprès de l’administration fiscale afin que celle-ci puisse définir les critères d’assujettissement aux différents impôts.

Sur le plan fiscal, les CFA d’entreprise présentent certaines spécificités. Les investissements qui sont réalisés à leur bénéfice peuvent ouvrir droit à des déductions dans la limite de 10% de la part de 87% de la taxe d’apprentissage que l’entreprise verse. Les investissements concernés par cette déduction sont ceux uniquement destinés à financer les équipements et matériels nécessaires à la formation d’un ou plusieurs apprentis de l’entreprise elle-même⁵. Pour ce type de CFA, le régime fiscal d’imposition des bénéfices dépend de la nature de son statut juridique⁶ :

Société à responsabilité limitée (SARL), société anonyme (SA), et société par actions simplifiée (SAS) : régime d’imposition à l’IS (impôt sur les sociétés avec option pour l’IR (impôt sur le revenu).
Société en nom collectif (SNC) : aucune imposition n’est requise au niveau de la société. L’imposition est réalisée au niveau de chaque associé sur sa part de bénéfice à l’impôt sur la fortune immobilière (IFI) dans la catégorie des Bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Une option à l’IS est toutefois possible.
Association : une association est réputée à but non lucrative. Par conséquent, elle ne génère pas de bénéfice. L’imposition est à l’IS en ce qui concerne certains revenus.
Groupement d’intérêt économique (GIE) : cette structure juridique n’est pas imposable en tant que tel. L’imposition est effectuée au niveau de chaque membre à l’IS en ce qui concerne la partie des bénéfices réalisés par le groupement correspondant à ses droits.

La sous-section suivante aborde les spécificités fiscales d’un CFA.

Cadre social

Les CFA se caractérisent par la présence d’une convention collective nationale (CCN) Personnel enseignant formateur des CFA. C’est cette convention qui détermine les règles régissant la relation entre le centre et son personnel, notamment les enseignants formateurs. C’est le ministère du travail qui délivre l’identifiant de la CCN applicable aux CFA, il s’agit de l’IDCC 02152. Ce code est utilisé dans la déclaration sociale nominative (DSN) et doit également être affiché sur les fiches de paie.

Des règles spécifiques sont ainsi prévues par cette convention en ce qui concerne le personnel enseignant formateur des CFA, particulièrement en ce qui concerne :

Les grilles de salaires et coefficients : la grille de salaire des salariés du CFA est définie par la CCN. Elle est organisée en niveaux et à chaque niveau est associé un salaire minimum. Un niveau est défini en fonction de l’expérience, du degré d’autonomie, de la compétence, et de la responsabilité de l’enseignant formateur.
Les primes des collaborateurs des CFA : si le code de travail ne détermine pas de règles en ce qui concerne les primes, la CCN Personnel enseignant formateur a défini pour les CFA des dispositions en matière de gestion et de cadre des primes des salariés.
La période d’essai des collaborateurs des CFA : la CCN a la possibilité de d’apporter des modifications aux règles relatives aux périodes d’essai fixées par la loi et le code du travail, notamment en les réduisant. Il en est de même pour la durée de préavis dans le cadre des périodes d’essai.
Les indemnités de licenciement : les règles et les montants d’indemnités de licenciement des enseignants formateurs des CFA sont définies par la CCN.
Les arrêts maladies : la CCN peut revoir, voire déterminer les jours de carence, le taux de maintien de salaire, et les assurances prévoyances des employés des CFA.
Les congés payés et la réduction du temps de travail (RTT) : les collaborateurs des CFA peuvent bénéficier d’une certaine flexibilité (jours de congé supplémentaires) accordée par la CCN.
Les heures supplémentaires : la CCN a la possibilité de revoir à la hausse la rémunération minimum des heures supplémentaires réalisées par un employé d’un CFA, de modifier le nombre d’heures supplémentaires réalisables, mais aussi d’apporter des modifications aux modalités du repos compensateur.
Les temps de travail et les temps de pause : la CCN accorde aux enseignants formateurs des CFA des temps de pause plus longs et plus fréquents. Cette convention régit pareillement les dispositions relatives au temps de travail, au travail de nuit, au travail de weekend, et au travail durant les jours fériés. Dans ce cadre, elle institue des grilles de rémunération qu’il convient de respecter.

Après avoir pris connaissance de l’environnement des CFA sur le plan comptable, fiscal et social, la prochaine section analyse les modalités de financement de ces structures.

Section 3 : Modalités de financement d’un CFA

La compréhension des modalités de financement d’un CFA passe par une analyse des différents moyens de financement dont il dispose. L’expert-comptable doit également être en mesure de distinguer le budget de fonctionnement du budget d’investissement.

Les différents moyens de financement d’un CFA

A partir de janvier 2020, le financement des CFA est assuré par trois catégories d’acteurs qui sont présentés ci-dessous.

Les acteurs principaux : les opérateurs de compétences (OPCO)

Les OPCO sont des opérateurs agréés qui sont chargés du financement de l’apprentissage, de l’assistance des branches dans la construction des certifications professionnelles, et de l’accompagnement des entreprises, notamment les petites et moyennes entreprises (PME), dans la définition de leurs besoins en matière de formation⁷. Ces opérateurs financent ainsi les CFA de façon majoritaire à partir de la taxe d’apprentissage prélevée sur les entreprises.

Les OPCO soutiennent également les apprentis en prenant en charge une partie de leurs frais annexes, comme le tableau suivant le détaille.

Tableau 2 : Frais annexes financés par les OPCO⁸

Frais annexes	Détails de la prise en charge par les OPCO
Frais d’hébergement	Financement à hauteur de 6 euros par nuit
Frais de restauration sur le lieu de travail	Financement à environ 3 euros par repas
Frais de premier équipement	Financement jusqu’à 500 euros pour l’acquisition des premiers outils nécessaires à l’exercice de la profession de l’apprenti
Frais de mobilité européenne	Dans le cadre d’un voyage au sein de l’Europe par le biais du CFA concerné : frais avancés par le CFA et remboursés par les OPCO

Les acteurs secondaires : les régions

Les régions constituent aussi pour les CFA une source de financement. Elles ont effectivement la possibilité de contribuer au financement de ces centres en matière de fonctionnement et d’investissement. Il s’agit d’une majoration des niveaux de financement et de prise en charge.

Les acteurs occasionnels : les entreprises

Dans des circonstances rares et exceptionnels, le coût de la formation d’un apprenti excède le montant alloué par la taxe d’apprentissage. Il revient alors à l’entreprise concernée de prendre en charge la différence du coût.

Le financement d’un CFA peut être schématisé comme le suivant.

Figure 1 : Processus de financement d’un CFA⁹

Comme il a pu être observé, les CFA disposent d’un budget de fonctionnement et d’un budget d’investissement.

Distinction entre budget de fonctionnement et budget d’investissement

Dans un CFA, deux budgets distincts sont observés :

Le budget de fonctionnement : il regroupe les charges quotidiennes, mais aussi à court terme, destinées à faire fonctionner le centre (charges de personnel, achat de fournitures…).
Le budget d’investissement : il s’agit des dépenses qui affectent le patrimoine du centre en vue d’un remodelage significatif de son cycle d’exploitation (achats d’équipements et de matériels durables, aménagement et/ou construction, acquisitions d’immobilisations…).

La gestion de ces deux types de budget est assurée par les régions. En 2021, le budget de fonctionnement des CFA était évalué à 138 millions d’euros, contre 180 millions d’euros de budget d’investissement¹⁰.

Cependant, les besoins des centres en matière d’investissement sont plus importants (travaux et équipements). C’est ainsi qu’un nouveau mécanisme de fongibilité a été mis en place à travers le décret n° 2021-1850 du 28 décembre 2021. Il permet aux régions d’affecter une part du budget de fonctionnement des CFA à leurs dépenses d’investissement, dès lors que sur une même période, il a été constaté que :

Le montant des dépenses de fonctionnement (prévisionnelles ou engagées) est inférieur à celui des ressources qui sont allouées à ce titre ; et
Le montant des dépenses d’investissement (prévisionnelles ou engagées) est supérieur à celui des ressources qui sont allouées à ce titre.

Les différentes spécificités liées au CFA résultent essentiellement de la réforme de la formation professionnelle dont les détails seront examinés dans le chapitre suivant.

Chapitre 2 : Le CFA et la réforme de la formation professionnelle – La loi « Avenir professionnel »

Ce chapitre aborde les modifications apportées par la loi « Avenir professionnel » ainsi que leurs impacts sur les CFA. Ces impacts portent tant sur l’organisation de ces centres que sur leurs obligations et leurs modalités de financement.

Section 1 : Les nouveautés nécessaires dans l’organisation du CFA suite à la réforme

La réforme de la formation professionnelle a fait apparaitre de nouveaux acteurs. De nouvelles dispositions ont aussi été définies quant à l’organisation des CFA.

Les nouveaux acteurs de la réforme professionnelle

Différents acteurs sont amenés à intervenir en matière de formation professionnelle à l’issue de la loi « Avenir professionnel ». Ils sont détaillés dans cette sous-section.

L’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf)

La loi sur la réforme de la formation professionnelle positionne l’Urssaf en tant que collecteur de la contribution à la formation professionnelles. Cette contribution provient des indépendants d’une part, et du financement du régime général de la sécurité sociale d’autre part.

France Compétences

France Compétences représente l’organe chargé de réguler et de financer la formation professionnelle et l’apprentissage au niveau national. Grâce à la loi « Avenir professionnelle », il devient l’unique organe qui régule et améliore le système de formation professionnelle, ainsi que son financement.

En effet, avant cette réforme, 4 organes étaient chargées d’assurer ces tâches, à savoir : la Commission nationale de la certification professionnelle (CNCP), le Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle (CNEFOP), le Comité paritaire interprofessionnel national pour l’emploi et la formation (COPANEF), et les Fonds paritaires de sécurisation des parcours professionnels.

France Compétence comprend également 4 parties qui sont l’Etat, les régions, les organisations syndicales d’employeurs et de salariés, et les personnalités qualifiées. Cette instance quadripartite intervient activement et de manière importante dans la gestion de l’offre en matière de formation, notamment en centralisant et répartissant les fonds aux différents acteurs de la formation professionnelle.

Les missions de France Compétences sont définies comme suit :

Répartir l’ensemble des fonds destinés à la formation professionnelle, mais également à l’alternance ;
Réguler les coûts ainsi que les règles relatives à la prise en charge des actions de formation ;
Réguler la qualité des actions de formation ;
S’assurer que les certifications sont en adéquation avec les besoins de l’économie ;
Assurer l’organisation et le financement des conseils en évolution professionnelle (CEP) ; et
Participer au débat public.

Les opérateurs de compétences (OPCO)

Depuis le 1^er janvier 2022, les OPCO remplacent les Organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA). Ainsi, 11 OPCO (cf. Annexe 1) ont été agréés par le ministère du Travail, répartissant environ 329 branches. Les OPCO ont des missions bien précises :

Le financement des formations en alternance dans le cadre d’un contrat de professionnalisation et d’apprentissage ;
Le financement du plan de développement des compétences pour les entreprises de moins de 50 collaborateurs, ainsi les TPE-PME ; et
L’assistance technique des branches professionnelles en matière de gestion prévisionnelle des emplois et compétences.

Chaque OPCO dispose d’un conseil d’administration constitué de représentants de salariés et d’employeurs à nombre égal. Les séances sont réalisées en présence d’un commissaire du gouvernement dont l’avis n’est pas pris en compte du fait que la voix de ce commissaire est uniquement consultative.

La caisse des Dépôts et Consignations

Il s’agit d’un organisme d’intérêt général. Cette caisse assure la gestion de l’intégralité des fonctionnalités de l’application « Mon Compte Formation ». En tant qu’établissement financier public, ses missions sont nombreuses :

La gestion et l’alimentation des comptes des usagers ;
La collecte, la réception et la gestion des fonds et contributions dédiés à la formation ;
Le financement des formations éligibles au Compte personnel de formation ;
La publication et le contrôle de la qualité de l’offre de formation des organismes ;
L’accord en ce qui concerne l’achat direct de formations éligibles ;
La promotion de la formation professionnelle ;
La diffusion de l’information en temps réel, notamment en matière d’abondements possibles, de montant des droits, et de formations éligibles ; et
L’assurance de la sécurité des données et des transactions.

Les Commissions paritaires interprofessionnelles régionales (CPIR)

A partir de 2019, ces commissions remplacent les Fongecif. Les CPIR sont constituées de représentants d’organisations syndicales de salariés d’une part, et d’organisations professionnelles d’employeurs d’autre part. Ces organisations sont représentatives, tant sur la scène nationale qu’au niveau interprofessionnel.

Les CPIR sont chargées de gérer et évaluer les projets de reconversion, de financer le compte professionnel de formation de transition professionnelle, et de rembourser à l’employeur la rémunération, les cotisations, ainsi que les charges sociales.

Le Conseil en évolution professionnelle (CEP)

Ce conseil représente un dispositif qui, à titre gratuit, fournit un accompagnement personnalisé à tout individu actif qui cherche à réaliser un bilan en ce qui concerne sa situation professionnelle. Le CEP l’assiste alors dans la définition de son projet d’évolution sur le plan professionnel, qu’il s’agisse d’une reprise ou de création d’activité, ou même d’une reconversion.

Outre l’apparition de ces nouveaux acteurs, la réforme de la formation professionnelle a également apporté des remaniements au niveau de l’organisation des CFA.

Les nouvelles dispositions liées à l’organisation du CFA

La loi « Avenir professionnel » a permis la simplification de la structure juridique des établissements qui dispensent des formations en apprentissage, y compris les CFA. L’objectif étant de disposer d’un marché libéralisé. La loi a également fait en sorte que le dispositif de formation en apprentissage soit plus sécurisant, plus transparent et plus efficace non seulement pour les apprentis, mais également pour les entreprises.

Les impacts de ces nouvelles dispositions sur les CFA sont décrites ci-dessous.

Une redéfinition des missions et de la gestion administrative des CFA

Le premier changement concernant les CFA suite à la réforme de la formation professionnelle est l’abolition de l’autorisation administrative et de la convention avec la région afin d’ouvrir un centre. A partir du 1^er janvier 2020, les CFA disposent du même statut qu’un organisme de formation. Ils sont de ce fait tenus de se conformer à la réglementation de ce dernier et de se soumettre au même contrôle.

En ce qui concerne le CFA d’entreprise, il n’est plus obligatoire de mentionner dans les statuts l’activité de formation en apprentissage. En vue de déclarer l’activité du CFA d’entreprise, il convient de joindre à la déclaration un contrat d’apprentissage, et une attestation de situation du centre soulignant la typologie de CFA d’entreprise dont le CFA créé relève¹¹.

L’article L6231-2 du code du travail précise les 14 missions qui sont dévolues au CFA, alors que l’article L6231-3 précise la nécessité de mettre en place un conseil de perfectionnement.

Dans le cadre d’une formation diplômante, le CFA peut faire l’objet d’un contrôle pédagogique. Les corps d’inspection et/ou agents publics habilités par les ministres certificateurs, ainsi que des représentants que les chambres consulaires et les branches professionnelles ont désigné représentent les acteurs qui interviennent dans ce contrôle.

Quant à la convention de formation, son établissement est obligatoire entre le CFA et l’apprenti. Pour ce faire, il convient de se baser sur le modèle-type que le ministère propose.

L’OPCO est également amené à assurer un contrôle auprès des CFA, notamment en matière d’informations relatives à sa déclaration d’activité, les éventuelles modifications, mais aussi de bilan pédagogique et financier de cette activité.

L’article L6111-8 du code du travail stipule que pour les CFA, les données suivantes doivent impérativement être rendues publiques annuellement :

Le taux d’obtention de diplômes / titres professionnels ;
Le taux de poursuite de parcours en formation ;
Le taux d’insertion professionnelle ;
La valeur ajoutée du centre ; et
Le taux de rupture des contrats.

Un nouvel encadrement du contrat d’apprentissage

Les CFA sont autorisés à conclure un contrat d’apprentissage avec des personnes ayant jusqu’à 29 ans révolus au début de l’apprentissage. Un assouplissement est observé concernant la durée de ce contrat qui peut aller de 6 mois à 3 ans, alors qu’auparavant cette durée était de 12 mois à 3 ans.

La durée de formation proposée doit être en adéquation avec les exigences liées à chaque niveau de qualification, et avec les orientations définies dans le cadre des conventions / accords de branches nationaux ou ayant été conclus à d’autres niveaux territoriaux. Une harmonie doit aussi être établie entre la durée du contrat de professionnalisation et la durée minimum de la formation au sein du CFA. Cette dernière doit correspondre au moins à 25% de la durée totale du contrat, et ne doit pas non plus être de moins de 150 heures.

Les CFA sont autorisés à dispenser une formation à distance. Dans ce cadre, ils sont tenus de respecter les dispositions définies à l’article D6313-3-1 du code du travail en matière de formation à distance.

Lorsqu’un apprenti n’est pas parvenu à décrocher un diplôme ou un titre professionnel au sein du CFA, le contrat d’apprentissage peut faire l’objet d’une prolongation d’un an. Pour ce faire, l’une des options suivantes est possible :

Prolongement de la durée du contrat initial ou de la période d’apprentissage ; ou
Conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur.

Lors d’une prolongation de la durée d’un contrat d’apprentissage, l’article D6222-1-2 du code du travail précise qu’il n’est plus nécessaire de tenir compte de l’âge de l’apprenti concerné.

Des mesures précises ont été définies pour le cas d’apprentis particuliers, à savoir¹² :

Les apprentis en situation de handicap : lorsqu’un CFA reçoit un apprenti handicapé, il est tenu de désigner un référent dont la mission est d’assurer l’intégration de cet apprenti et de l’assister dans sa recherche d’emploi. Le centre doit adapter la formation et les postes de travail à la situation de cet apprenti et perçoit dans ce contexte une aide supplémentaire. En cas d’impossibilité de l’apprenti de se rendre au CFA, la formation à distance est autorisée.
Les apprentis en situation de détention : à partir du 1^er janvier 2020, les CFA sont autorisés d’entreprendre des actions de formation par apprentissage dans des établissements pénitentiaires au profit de détenus ayant tout au plus 29 ans. Cette action est réalisée à titre expérimental pour une durée de 3 ans et doit aboutir à l’obtention d’une qualification professionnelle, attestée par un diplôme ou par un titre présentant une finalité professionnelle.

La loi « Avenir professionnel » a, par la même occasion, créé pour les CFA de nouvelles obligations qui seront abordées dans la section suivante.

Section 2 : Les nouvelles obligations des CFA

A l’issue de la réforme, les CFA sont tenus de nouvelles obligations. Celles-ci portent sur les aspects qualité et comptabilité.

Certificat Qualiopi – l’obligation qualité

La loi « Avenir professionnel », dans son article 6, a prévu une nouvelle obligation pour les CFA en matière de qualité. Au 1^er janvier 2021, ces centres doivent de détenir la certification qualité connue sous la marque « Qualiopi ». La délivrance de cette certification est conditionnée par un audit assuré par un organisme certificateur choisi librement par les CFA.

Le contrôle de ces organismes porte sur deux aspects :

Les indicateurs de résultats : les CFA sont désormais tenus de publier des indicateurs de résultats, notamment le taux de rupture au niveau des contrats d’alternance, ainsi que le taux d’insertion dans l’emploi.
Les indicateurs d’appréciation : les centres doivent pouvoir justifier qu’ils ont déjà mis en place des mesures d’accompagnement en matière de prévention et/ou résolution des difficultés sur le plan social et matériel, d’orientation des apprentis qui ont été contraints d’interrompre leur formation ou qui n’ont pas obtenu leur certification, et d’aide active des apprentis dans la recherche d’entreprise, le cas échéant.

Qualiopi constitue alors une certification Nationale unique basée sur 7 critères, à savoir :

Critère n°1 : Communiquer son offre ;
Critère n° 2 : Proposer des formations adaptées aux besoins ;
Critère n° 3 : Accompagner et suivre les apprenants à chaque étape ;
Critère n° 4 : Offrir un éco-système favorable aux apprentissages ;
Critère n° 5 : Former toute l’équipe de l’organisme de formation ;
Critère n° 6 : S’investir dans son environnement professionnel ; et
Critère n° 7 : Ecouter et prendre en compte les feedbacks, bons ou mauvais.

Un CFA doit aussi obtenir de la part des organismes certificateurs une habilitation.

Obtention de l’habilitation par les organismes certificateurs

Pour qu’un CFA puisse dispenser une formation certifiante, il doit obtenir l’habilitation d’un organisme certificateur. Effectivement, les organismes certificateurs sont chargés d’identifier les partenaires qui sont habilités à la préparation de leurs certifications.

Une déclaration doit ainsi être effectuée auprès de France Compétences, via une plateforme qu’elle a mise en place. Les informations fournies le cadre de cette déclaration font l’objet d’une publication sur les fiches-répertoires, puis sont transmises à la Caisse des dépôts en vue du contrôle des CFA.

L’objectif de cette démarche est de permettre aux usagers, aux acteurs de l’emploi et de l’orientation, mais également aux financeurs de disposer d’une information clé permettant de contrôler l’éligibilité des formations proposées par le CFA au Compte personnel de formation.

Les nouvelles obligations des CFA sont aussi d’ordre comptable.

Les nouvelles obligations comptables des CFA

La loi Avenir professionnel désigne France Compétences comme étant l’organisme chargé de la veille, de l’observation, et de la transparence des coûts et des règles de prise en charge relatifs à la formation professionnelle et d’apprentissage, et ce, dès lors que des financement publics ou mutualisés sont perçus par les prestataires. D’autre part, cette loi prévoit également deux obligations pour les organismes de formation dispensant des formations par apprentissage, incluant ainsi les CFA :

La mise en place d’une comptabilité analytique à partir de l’exercice comptable 2020, suivant les dispositions de l’article L6231-4 du code du travail ; et
La transmission de tout élément lié à la définition de leurs coûts à France Compétences, suivant les dispositions de l’article L6123-5, 6° du code du travail.

Le CFA est alors tenu de transmettre à France Compétences un formulaire d’enquête comprenant les données comptables et financières de l’organisme, à savoir :

Une fiche d’identité du CFA et une fiche d’identité du ou des établissements qui sont rattachés au CFA ;
La liste des certifications qui sont rattachées au CFA ;
Un compte de résultat simplifié de l’activité d’apprentissage du CFA ;
Des indicateurs simplifiés de bilan au niveau du CFA ; et
Un compte de résultat analytique par établissement.

Dans le cadre de la transmission de ces informations à France Compétences, le CFA est entièrement responsable des données qu’il remonte. C’est ainsi que l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes intervient pour l’attestation de chaque formulaire d’enquête. Le professionnel concerné doit procéder à la validation des charges, mais aussi des produits qui sont affectés à l’activité d’apprentissage. Il valide pareillement les clés de répartition qui sont appliqués entre l’activité d’apprentissage et l’activité hors apprentissage. L’attestation peut ensuite être conservée par le CFA, ou être joint au formulaire d’enquête.

Ces différentes nouveautés introduites par la réforme de la formation professionnelle ont un impact sur la manière dont les CFA sont financés. D’où l’intérêt de la section suivante qui s’intéresse au financement de ces centres.

Section 3 : Zoom sur les modalités de financement des CFA avant / après la réforme

La réforme de la formation professionnelle a modifié le circuit ainsi que les modalités de financement des CFA. Ces changements seront examinés dans cette section en établissant un comparatif de la situation avant et après la réforme. Les impacts au niveau des contrats d’apprentissage seront également abordés.

Comparatif avant / après réforme

En matière de financement des CFA, la réforme a surtout modifié le circuit et les acteurs finançant ces structures. Les OPCO ont alors pris la place des OPCA. Pour connaitre ainsi les changements concernant les modalités de financement qui ont été opérés par la réforme, il est nécessaire de comprendre les rôles et missions de ces deux organismes.

Les OPCA

Avant la réforme, 20 OPCA ont été comptabilisés. Ces opérateurs dépendaient des branches professionnelles ou des secteurs. Leurs missions étaient diverses, notamment :

La collecte des contributions que les entreprises versent ;
La mutualisation de ces fonds ; et
La redistribution de ces fonds aux entreprises adhérentes.

Les fonds collectés par les OPCA sont essentiellement destinés au financement, des CFP des salariés, ainsi que des contrats de professionnalisation et d’alternance.

Les OPCO

Le remplacement des OPCA par des OPCO répond à deux objectifs :

La simplification des règles de financement des formations professionnelles ; et
La volonté du gouvernement de disposer d’un financement uniforme de la formation professionnelle.

Les OPCO sont alors chargés de financer les éléments suivants :

Les contrats d’apprentissage ;
Les contrats de professionnalisation ;
Le dispositif Pro-A : dispositif créé par la loi Avenir professionnel accordant à un salarié la possibilité de se réorienter, de changer de métier, de prétendre à une promotion professionnelle ou sociale, et ce, grâce à la formation en alternance ; et
Le plan de développement des compétences : il s’agit de l’ancien plan de formation.

A la différence des OPCA, les OPCO ne collectent pas les contributions des entreprises, ce rôle est désormais assuré par l’Urssaf. Les OPCO deviennent ainsi les nouveaux interlocuteurs des CFA en matière de financement. Une grille comparative des modalités de financement d’un CFA avant et après la réforme est présentée à l’Annexe 2.

Un autre aspect lié au financement des CFA est le niveau de prise en charge des contrats d’apprentissage ou NPEC.

Encadrement du niveau de prise en charge des contrats d’apprentissage (NPEC)

Le niveau de prise en charge des contrats d’apprentissage (NPEC) fait l’objet d’une réglementation particulière, suite à la réforme. En effet, les articles L6332-14 et D6332-79, VII du code du travail précisent qu’il revient aux branches professionnelles de fixer les NPEC pour une période de 2 ans minimum. Le NPEC défini est ensuite transmis à l’OPCO de la branche concernée, afin que l’opérateur puisse en informer France Compétences. Lorsque le NPEC est porté à la connaissance de France Compétences, celle-ci dispose de 2 mois pour émettre ses recommandations à la branche concernée.

Lorsqu’aucun NPEC n’a été déterminé, il revient au ministre chargé de la formation professionnelle de le fixer par arrêté, comme le prévoit l’article D6332-78-2 du code du travail. Dans ce contexte, le NPEC correspond au montant annuel qui est appliqué au contrat d’apprentissage, en prenant en compte le diplôme ou titre visés, ainsi que la nature des dépenses qui y sont rattachées.

Il est à souligner qu’il revient à France Compétences d’identifier les contrats d’apprentissages pour lesquels aucun NPEC n’a été fixé, et d’en faire part aux branches concernées.

Dans ce chapitre, il a pu être observé que la réforme de la formation professionnelle a modifié de manière considérable l’organisation et le fonctionnement des CFA. Dans le chapitre suivant, les particularités du processus de facturation de ces centres, suite à cette réforme, seront examinées.

Chapitre 3 : Particularités du processus de facturation au sein d’un CFA

En vue de cerner les particularités liées au processus de facturation d’un CFA, les éléments à prendre en compte sont les acteurs impliqués dans un tel processus, et la présentation du processus proprement dit. Les difficultés concernant la gestion de la facturation au niveau des CFA doivent pareillement être recensées.

Section 1 : Cartographie des principaux acteurs du processus de facturation

Le processus de facturation au sein d’un CFA concerne trois acteurs : le centre, l’OPCO, et les entreprises. Ensuite, l’opérateur de compétences assure le règlement.

Triparti : CFA, OPCO, entreprises

Le CFA, l’OPCO et les entreprises constituent les parties impliquées dans le processus de facturation. Le premier élément à considérer est le montant annuel du NPEC. Ce dernier inclut les charges de gestion administratives et de production (pour la conception et la réalisation des enseignements, pour l’évaluation des compétences acquises par les apprentis, pour la mise en œuvre des missions d’accompagnement et de promotion de la mixité, pour la mise en œuvre d’une démarche qualité dans un contexte de certification), ainsi que certaines charges d’amortissement.

Pour déterminer le NPEC applicable à un contrat d’apprentissage, il convient de se baser sur le référentiel de France Compétences. C’est ainsi que chaque acteur entre en scène.

Le CFA est celui qui fixe le prix de la prestation de l’action de formation en apprentissage. Ce prix est déterminé librement par le centre. De son côté, l’OPCO assure le financement de cette prestation en se basant sur les éléments suivants :

Le prix de la prestation défini par le CFA ;
Le NPEC : l’OPCO calcule le montant de la prise en charge au prorata de la durée nécessaire pour l’exécution du contrat d’apprentissage (nombre de mois entre le début et la fin du contrat).

Dès lors que le prix fixé par le CFA est supérieur au montant de prise en charge par l’OPCO, l’entreprise assure la prise en charge de la différence. Il s’agit d’une disposition prévue dans la convention de formation qui est conclue entre le centre et l’entreprise. A l’inverse, si ce prix est inférieur au NPEC, l’OPCO finance le contrat d’apprentissage à hauteur du prix qui est déterminé par le CFA.

La cartographie des acteurs du processus de facturation d’un CFA se présente alors comme suit.

Figure 2 : Cartographie des acteurs du processus de facturation dans un CFA¹³

L’aspect lié au règlement par les OPCO est abordé ci-après.

Règlement par les différents OPCO

Etant donné qu’un CFA peut être amené à conclure différentes conventions avec plusieurs entreprises, le règlement provient de ce fait de différents OPCO, en fonction des contrats d’apprentissage. Dans ce cadre, chaque OPCO procède au règlement du CFA suivant la période d’exécution du contrat, en d’autres termes du calendrier de formation concerné.

Un OPCO peut également financer plusieurs contrats d’apprentissage dans le CFA. Ainsi, le règlement peut être effectué de manière groupée pour les contrats financés par un seul OPCO. Pour le CFA, la facturation tient à la fois compte de chaque contrat d’apprentissage, et de l’OPCO concerné. Il est de ce fait nécessaire de tenir compte de la périodicité de règlement de chaque OPCO.

Ce sujet fait partie des points qui sont développés dans la section suivante.

Section 2 : Processus de facturation dans un CFA

La compréhension du processus de facturation dans un CFA passe par une analyse de la périodicité et de l’exhaustivité du chiffre d’affaires dans la structure, ainsi que par la prise de connaissance des étapes de vérification réalisées par l’OPCO et le CFA.

Périodicité et exhaustivité du chiffre d’affaires dans un CFA

La périodicité du chiffre d’affaires

En fonction du type de contrat d’apprentissage, la période d’exécution peut être de 12 mois et plus, ou de moins de 12 mois.

Concernant un contrat d’apprentissage présentant une période égale ou supérieure à 12 mois, le chiffre d’affaires du CFA est constitué par le montant annuel de la somme du NPEC et des frais annexes. A partir du 1^er janvier 2021, les modalités de versement de ce montant par l’OPCO sont organisées comme suit :

Un versement à hauteur de 40% du montant annuel de prise en charge dans les 30 jours après la réception de la facture émise par le CFA ;
Un versement de 30% du montant annuel de prise en charge au cours du septième mois après réception de la facture ; et
Un versement de 30% du montant annuel de prise en charge au cours du dixième mois après réception de la facture.

Cette périodicité est maintenue pour les années suivantes. Toutefois, pour la dernière année d’exécution du contrat d’apprentissage, un prorata temporis des mois restants est appliqué.

Concernant un contrat d’apprentissage dans la période d’exécution est de moins de 12 mois, la périodicité du chiffre d’affaires du CFA est la suivante :

Le premier versement de l’OPCO intervient au plus tard 30 jours après la réception de la facture émise par le CFA, et représente 50% du montant total de la prise en charge.
Le solde du montant total de prise en charge est réglé à la fin du contrat d’apprentissage.

L’exhaustivité du chiffre d’affaires

En matière d’exhaustivité, le CFA comptabilise uniquement le chiffre d’affaires lorsque l’OPCO confirme la prise en charge des contrats qui y sont rattachés.

Un audit est organisé au mois de juin de l’année suivant la formation (N+1) afin de vérifier les factures émises par le CFA sur la période allant de janvier de l’année N+1 à juin N+1. Il convient de vérifier si ces factures sont émises sur le critère de première vague de facturation de l’année N, soit à hauteur de 40% du montant annuel de prise en charge.

En effet, ces factures doivent l’objet d’une comptabilisation à la fin de l’année N dans les factures à établir (FAE) de l’exercice clos le 31 décembre de l’année N. Ensuite, des produits constatés d’avance (PCA) doivent être constatés.

Avant de confirmer la prise en charge d’un contrat d’apprentissage, l’OPCO procède à des vérifications, comme abordé ci-dessous.

Vérification par l’OPCO des éléments transmis par l’entreprise et ceux du CFA

Le dépôt du contrat d’apprentissage s’effectue auprès de l’OPCO concerné, afin que celui-ci procède à la prise en charge financière. Les pièces à fournir sont le CERFA (ou le cas échéant sa transcription numérique) et la convention de formation. Dans la mesure où il s’agit d’un CFA d’entreprise, il est également nécessaire de transmettre à l’OPCO l’annexe pédagogique et financière de la formation professionnelle. Lorsqu’un rallongement ou une réduction de la durée d’exécution du contrat sont prévus, le dossier doit inclure une copie de la convention tripartite.

La vérification réalisée par l’OPCO porte sur deux aspects. D’abord, il évalue si le contrat d’apprentissage répond aux critères suivants :

L’éligibilité des formations à l’apprentissage au regard de l’article L6211-1 du code du travail ;
L’âge de l’apprenti concerné au regard de l’article L6222-3 du code du travail ;
La qualité du maitre d’apprentissage ; et
Les conditions relatives à la rémunération des apprentis prévues à l’article D6222-26 du code du travail.

Ensuite, l’OPCO vérifie si les informations fournies par l’entreprise sont en cohérence avec celles fournies par le CFA. Ces éléments sont ceux inscrits dans la convention de formation, notamment :

Le prix de l’action de formation ;
Les modalités prévues de règlement de la totalité du contrat ;
Les frais annexes divers (repas, hébergement, équipement professionnel, mobilité internationale) ; et
Le montant de la majoration travailleur handicapé, le cas échéant.

Une fois que ces différentes données s’accordent, l’OPCO décide de la prise en charge du financement du contrat, et le CFA procède à une vérification des éléments validés avant de procéder à la facturation.

Vérification par le CFA des éléments accordés par l’OPCO avant la facturation de la prestation

L’OPCO qui valide la prise en charge d’un contrat d’apprentissage adresse au CFA un accord de prise en charge individuel. Les éléments suivants y sont précisés :

Les conditions relatives au contrat, notamment le montant de prise en charge et les frais annexes engagés ; et
Les dispositions relatives aux règlements : montants, modalités et échéances.

Une fois ces données réceptionnée, le CFA procède à une certaine vérification avant de déclencher le processus de facturation. Cette action consiste à vérifier si :

Le montant de prise en charge défini par l’OPCO correspond au NPEC ; et
L’échéancier de règlement est bien conforme à celui qui a été prévu.

Une fois toutes ces informations correctes, le CFA entreprend la démarche de facturation qui se présente comme suit.

Figure 3 : Schéma du processus de facturation dans un CFA¹⁴

Ce processus expose le CFA aux difficultés exposées ci-après.

Section 3 : Recensement des difficultés sur la gestion de facturation des CFA suite à la réforme

La réforme sur la formation professionnelle a eu un impact sur l’organisation et le mode de fonctionnement des CFA. Cette situation a également entrainé des difficultés au niveau de la gestion de la facturation de ces centres. Ces éléments sont abordés dans cette section afin de permettre à l’expert-comptable d’orienter ses travaux dans le cadre de sa mission.

Les difficultés rencontrées

A la suite de la réforme, les principales difficultés rencontrées par les CFA en matière de gestion de la facturation sont liées à leur coordination avec les OPCO, à la gestion des litiges avec ces derniers, et à l’absence de prise en charge par ces opérateurs de compétences.

Une mauvaise coordination entre les CFA et les OPCO

Comme évoqué dans les parties précédentes, un CFA peut être amené à échanger avec plusieurs OPCO. Or, ces opérateurs de compétences ne disposent pas d’un mode de fonctionnement homogène, impliquant pour le CFA un traitement au cas par cas des situations, notamment en ce qui concerne :

Le mode de transmission des factures ;
Les canaux de communication ; et
La mise à disposition des informations.

Ainsi, le CFA n’a pas la possibilité de procéder à l’automatisation de son processus de facturation à ces niveaux, chaque facture devant être traitée suivant l’organisation établie par chacun de ces OPCO.

Pour l’expert-comptable, il convient lors de l’évaluation du processus de facturation du CFA, de recenser tous les modes et moyens de communication dont dispose le centre afin d’échanger des données avec les OPCO.

Une difficulté en matière de gestion des litiges

Au sein du CFA, la gestion des litiges sont particulièrement liés aux règlements.

L’OPCO effectue le paiement après émission de la facture par le CFA. Lorsque l’opérateur de compétences présente un retard de paiement, le CFA doit procéder à une relance. Ce retard de paiement résulte de différentes circonstances telles que :

La non-actualisation du coût du contrat ;
L’information sur l’apprenti qui n’est pas mise à jour ; et
Le fait pour l’entreprise de ne pas remonter les informations à l’OPCO.

Pourtant, l’OPCO qui procède aux vérifications n’informe pas le CFA, et ne demande aucun rallongement de délais de paiement. Ce qui peut exposer à un risque de litiges lors des relances, l’OPCO considérant l’entreprise comme étant la fautive.

L’expert-comptable doit examiner la procédure existante au sein du centre en matière de gestion des retards de paiement constatées sur les factures émises.

L’absence de prise en charge par l’OPCO

Dans un CFA, le processus de facturation n’est déclenché que lorsqu’un accord de prise en charge est obtenu de l’OPCO. D’un autre côté, le dossier de l’apprenti, en attente de prise en charge est déjà pris en compte au niveau du système d’information du CFA.

Une absence de prise en charge de la part de l’OPCO implique alors pour le centre qu’il n’est possible ni d’émettre la facture correspondante, ni de constater l’avancement du contrat. Une telle situation a un impact sur le chiffre d’affaires du CFA, ainsi que sur la FAE.

L’expert-comptable doit être vigilant quant à la gestion des dossiers apprentis au niveau du CFA, et plus particulièrement au sort réservé aux dossiers en attente de prise en charge par l’OPCO.

Pour le CFA, ces difficultés ont des conséquences sur sa situation, comme il est développé dans le point suivant.

Conséquences des difficultés sur le CFA

Au regard des difficultés auxquelles le CFA est exposé suite aux remaniements induits par la loi « Avenir professionnel », les conséquences pour le centre sont dans un premier temps d’ordre organisationnel, plus précisément lié au temps. Etant donné que le CFA doit adapter son mode de travail pour chaque CFA (modalités de communication, outils à utiliser…), il consacre davantage plus de temps dans les activités telles que :

La facturation destinée aux OPCO ;
La gestion des dossiers apprentis pour chaque OPCO ;
La gestion de la communication avec chaque OPCO (échanges, relances) ; et
L’encaissement des contributions de chaque OPCO.

Ainsi, pour pouvoir conserver leur niveau de prestation, des CFA ont été amenés à recruter des collaborateurs dédiés à ces tâches qui, précédemment, n’avaient pas lieu¹⁵. Or, recruter implique une augmentation des charges, ce qui conduit à la deuxième conséquence des difficultés rencontrées par les CFA.

Pour faire face à ce surcroit d’activité, les CFA ont dû adapter leur budget en faisant évoluer à la hausse le ratio de l’encadrement administratif de leur personnel. Cette action a également un impact sur les marges de ces structures et par conséquent sur leur situation financière¹⁶.

L’expert-comptable qui évalue le processus de facturation du CFA est tenu de prendre connaissance de l’impact de ce surcroit d’activité pour l’organisme, et de proposer une organisation permettant d’alléger les charges de travail liées au processus de facturation.

En outre, une autre difficulté rencontrée par les CFA que le professionnel de l’expertise comptable doit examiner plus particulièrement est celle liée au recouvrement de la créance organisme et du reste à charge entreprise.

Recouvrement de la créance organisme et du reste à charge entreprise

La créance organisme correspond au montant de la prise en charge que l’OPCO n’a pas encore réglé, après émission de la facture par le CFA. Pour ce dernier, le recouvrement de cette créance pose difficulté, étant donné que le CFA ne dispose pas toujours d’une visibilité claire sur cet élément. De plus, lorsque la créance n’est pas constatée à temps, la relance est aussi réalisée tardivement.

Le professionnel, dans le cadre de sa mission, est amené à évaluer la procédure et le suivi de la relance au sein du CFA.

Quant au reste à charge, il représente le montant de la formation qui est pris en charge par l’entreprise, soit le dépassement qui n’est plus considéré dans le NPEC. En pratique, les entreprises sont celles qui ont tendance à ne pas procéder au paiement, pour deux principales raisons¹⁷ :

Certaines d’entre elles considèrent que la formation est gratuite pour les apprentis ; et
Certaines entreprises sont en difficulté financière et ne parviennent pas à honorer leurs engagements auprès du CFA.

Dans tous les cas, le reste à charge devient une créance irrécouvrable dès lors qu’une entreprise n’effectue pas le règlement.

Pour l’expert-comptable, l’enjeu est d’évaluer si une provision pour créance irrécouvrable est déterminée au niveau du centre de formation.

Cette première partie a ainsi permis de cerner le modèle économique des CFA, ainsi que les difficultés auxquelles ils font face suite à la réforme de la formation professionnelle. Les points d’attention de l’expert-comptable ont également été définis. Dans la deuxième partie, la démarche du professionnel en matière d’évaluation du processus de facturation d’un CFA sera présentée.

Deuxième partie : Evaluation de l’efficacité du processus de facturation dans un CFA

L’expert-comptable qui intervient auprès d’un CFA dans l’évaluation de l’efficacité de son processus de facturation doit définir une démarche méthodologique adaptée. Il doit pareillement définir en interne les modalités de la mission. Ainsi, cette deuxième partie est dédiée à la présentation des différentes étapes de mise en œuvre de la mission, à savoir :

La présentation de la mission de l’expert-comptable ;
La revue des spécificités du dispositif de contrôle interne, de l’environnement informatique et des processus clés liés aux services de paiement ; et
La proposition d’une démarche et des outils d’analyse de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation.

Chapitre 1 : La mission de l’expert-comptable

Ce chapitre aborde les modalités liées à l’organisation de la mission du professionnel de l’expertise comptable auprès du CFA. Il présente en premier lieu son cadre général. Ensuite, il analyse l’opportunité de répondre aux besoins du client, pour enfin présenter la contractualisation et le déroulement de la mission.

Section 1 : Le cadre général de la mission de l’expert-comptable

La mission qui est réalisée par l’expert-comptable est une mission de conseil. En vue de cerner son cadre général, il convient de la positionner dans son cadre référentiel et normatif.

Le code de déontologie

La mission de conseil qui est réalisée par l’expert-comptable est soumise aux dispositions du code de déontologie de la profession. Dans ce contexte, l’attention du professionnel doit être portée sur quatre aspects : les devoirs généraux, les devoirs envers le CFA, les devoirs de confraternité, et les devoirs envers l’Ordre.

Les dispositions liées aux devoirs généraux

L’expert-comptable doit disposer des compétences requises pour pouvoir exercer la mission de conseil, comme le prévoit l’article 145 du code de déontologie. Ce même article précise que le professionnel doit également faire preuve des qualités suivantes : conscience professionnelle et indépendance d’esprit. Toutes les actions mises en œuvre ainsi que les comportements adoptés ne doivent pas aller à l’encontre de la probité, l’honneur et la dignité. De plus, lors de la réalisation de la mission auprès du CFA, l’expert-comptable doit faire preuve d’indépendance (article 146), de discrétion (article 147).

Par ailleurs, avant d’accepter la mission de conseil, le professionnel est tenu d’entreprendre une phase d’acceptation destinée à évaluer la faisabilité de celle-ci en interne (article 150). A l’issue de cette étape, s’il décide d’accepter la mission, il établit une lettre de mission dont les différentes clauses sont définies avec le représentant légal du CFA (article 151).

Les dispositions relatives aux devoirs envers le client

L’article 155 du code de déontologie indique que l’expert-comptable est tenu envers son client d’un devoir d’information et de conseil. Cette obligation implique pour le professionnel qu’il est tenu d’informer son client des impacts de toute action que ce dernier met en œuvre. Selon l’article 158, le cabinet est libre de fixer avec le CFA les honoraires nécessaires à la réalisation de la mission.

Les dispositions liées aux devoirs de confraternité

Lorsque l’expert-comptable a été sollicité par le CFA pour remplacer un confrère, il ne pourra pas accepter la mission avant d’en avoir informé ce dernier (article 163).

Les dispositions liées aux devoirs envers l’Ordre

En cas de litige contractuel avec le CFA, incitant le professionnel à suspendre les travaux effectués, suite à un non-paiement des honoraires, celui-ci est tenu d’en informer le président du conseil régional de l’ordre de la circonscription concernée (article 168).

L’expert-comptable doit aussi prendre en considération le référentiel normatif de la profession, comme il est détaillé ci-après.

Le référentiel normatif

La mission de conseil menée par l’expert-comptable au sein du CFA fait partie des missions dites sans assurance, et plus particulièrement des autres prestations fournies à l’entité. Il s’agit alors d’une mission qui est mise en œuvre à la demande du centre de formation.

Bien que cette mission ne fasse l’objet d’une norme professionnelle spécifique, elle demeure soumise aux dispositions des référentiels suivants :

Le code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable ;
La norme professionnelle de maitrise de la qualité ;
La norme anti-blanchiment ; et
Le cadre des missions.

Dans la sous-section suivantes, les dispositions relatives aux normes professionnelle de maitrise de la qualité et anti-blanchiment seront présentées.

NPMQ / NPLAB

La norme professionnelle de maitrise de la qualité (NPMQ) concerne la structure d’exercice professionnel. Ce dernier doit disposer d’un système de maitrise de la qualité comprenant :

Les règles destinées à s’assurer que l’ensemble du personnel respecte les normes professionnelles ainsi que toutes les obligations légales et réglementaires liées à la profession ; et
Les procédures rédigées garantissant la mise en application de ces règles, ainsi que leur contrôle.

L’expert-comptable doit alors tenir compte de ces règles lors de la réalisation de sa mission auprès du CFA.

Quant à la norme professionnelle de lutte anti-blanchiment (NPLAB), elle précise les mesures à prendre en matière lutte contre le blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. En ce sens, le professionnel est tenu des obligations suivantes lors de l’exécution de sa mission de conseil :

Identifier le client et son bénéficiaire effectif ;
Etre vigilant à l’égard des opérations effectuées par le client ; et
Procéder à une déclaration à Tracfin (le cas échéant).

Une fois le cadre général de la mission définie, le professionnel analyse l’opportunité de mise en œuvre de la mission de conseil.

Section 2 : Opportunité pour l’expert-comptable de répondre aux besoins du client

S’agissant d’une autre prestation fournie à l’entité, la mission de conseil de l’expert-comptable répond à une demande précise du CFA. Dans cette section, l’expert-comptable analyse la possibilité de répondre à cette requête en prenant connaissance du centre, ainsi qu’en analysant son contexte et ses besoins.

Prise de connaissance de l’entité

Afin de constituer un cadre de référence dans lequel opérer sa mission de conseil, l’expert-comptable prend connaissance du CFA. C’est effectivement grâce aux informations obtenues à partir de cette prise de connaissance qu’il est possible de déterminer la démarche d’évaluation de son processus de facturation.

La prise de connaissance du centre passe par différentes étapes, à savoir :

Entretien avec le dirigeant : l’objectif de cette démarche est de comprendre le contexte général du CFA, ainsi que sa stratégie, ses objectifs et moyens. Il s’agit pareillement de recueillir des informations sur les difficultés rencontrées par la structure.
Entretien avec les membres du personnel, notamment les enseignants formateurs, mais aussi d’autres collaborateurs de la fonction support : cette étape vise à comprendre la mise en œuvre de la stratégie du CFA, ainsi que la réalisation des contrats d’apprentissage.
Visite des locaux : il s’agit pour l’expert-comptable comprendre l’organisation du centre, mais aussi d’appréhender l’ambiance sociale qui y règne.
Consultation des principaux documents : il s’agit essentiellement des documents juridiques tels que les statuts du centre, les conventions et les contrats.
Observation physique : cette étape permet au professionnel de corroborer les différentes informations recueillies lors des étapes précédentes.

Ainsi, un questionnaire de prise de connaissance du CFA est proposé à l’Annexe 3.

En ce qui concerne les entretiens avec le dirigeant du CFA et les membres du personnel, les sujets abordés sont présentés ci-après.

Tableau 3 : Guide d’entretiens auprès du dirigeant et du personnel du CFA¹⁸

Interlocuteurs	Questions
Dirigeant du CFA	Pouvez-vous nous présenter votre centre ? Pouvez-vous nous parler de votre stratégie ? Quels sont les objectifs de votre CFA ? Quels sont les moyens mis en œuvre pour atteindre ces objectifs ? Quelles sont les difficultés que vous rencontrez au niveau de votre centre ?
Membres du personnel du CFA	Comment se présente la réalisation des objectifs du CFA à votre niveau ? Comment se présente le déroulement d’un contrat d’apprentissage ? Quelles sont les difficultés rencontrées à votre niveau ?

La prochaine étape consiste pour l’expert-comptable à analyser le contexte du client.

Analyse du contexte du client

Lorsque l’expert-comptable dispose de toutes les informations suffisantes pour la connaissance du CFA et de son organisation, il analyse le contexte de ce dernier. Ce contexte concerne l’environnement de la facturation du centre, étant donné qu’il s’agit du domaine sur lequel le professionnel est amené à intervenir dans le cadre de sa mission.

Pour ce faire, il est nécessaire d’identifier les éléments suivants :

Le ou les OPCO rattachés au CFA ;
Les entreprises collaborant avec le CFA ;
Le processus de facturation au sein du CFA ;
Les outils (logiciels) impliqués dans le processus de facturation du CFA ; et
Les acteurs internes intervenant dans la facturation au sein du CFA.

A partir de ces informations, le professionnel analyse l’environnement informatique du CFA, puis prend connaissance des besoins du client par rapport à l’évaluation de son processus de facturation.

Analyse des besoins du client

Cette analyse vise pour l’expert-comptable à déterminer les actions à mettre en œuvre auprès du CFA dans le cadre de la mission de conseil. Les questions suivantes doivent alors être posées au client :

Quelles sont les difficultés que vous rencontrez en matière de facturation ? Votre processus de facturation a-t-il évolué depuis la loi « Avenir professionnel » ? Si oui, quelles sont les modifications apportées et quels ont été les impacts ? Quelles sont vos attentes en matière d’évaluation de votre processus de facturation ? Quelles sont vos attentes à l’issue de cette évaluation ?

Ces différentes étapes permettront au professionnel de connaitre les besoins du client et de déterminer les travaux à effectuer, ainsi que son périmètre d’intervention. Il peut désormais formaliser la relation avec le client.

Section 3 : La contractualisation et le déroulement de la mission

La formalisation de la mission de conseil passe par la rédaction de la lettre de mission. C’est ensuite que le déroulement de la mission sera préparé. Il convient de préciser que le CFA constitue un établissement qui est amené à recevoir des fonds extérieurs qui constituent son financement. L’expert-comptable est, dans le cadre de sa profession, tenu d’entreprendre une phase d’acceptation permettant de déterminer s’il est en mesure d’accepter ou non la mission auprès du CFA. C’est lors de cette étape qu’il évalue le risque de blanchiment que présente le centre. Précisément, le questionnaire d’acceptation prenant en compte ce paramètre est proposé à l’Annexe 4.

Etablissement et proposition d’une lettre de mission

La rédaction de la lettre de mission constitue une obligation pour l’expert-comptable, au regard de l’article 151 du code de déontologie. Compte tenu du principe d’universalité que présente ce document, sa rédaction est obligatoire dans le cadre de toutes les missions réalisées par le professionnel, y compris sa mission de conseil dans l’évaluation du processus de facturation du CFA et de proposition de pistes d’amélioration.

Lors de l’élaboration de la lettre de mission, les informations suivantes doivent y être incluses :

La présentation des parties, soit le cabinet (représenté par l’expert-comptable, ainsi que par les membres de l’équipe affectée) et le CFA ;
Une description de la mission ;
Les référentiels applicables à la mission ;
Les obligations et responsabilités de chaque partie ;
Les délais et les modalités d’exécution de la mission ;
Les dispositions financières ;
La durée de la mission ; et
L’expert-comptable responsable de la mission.

Ainsi, la lettre de mission constitue ainsi le document qui présente les modalités de la relation entre le cabinet et le CFA, mais aussi les spécificités techniques de la mission de conseil. Afin de pouvoir rédiger la lettre de mission, l’expert-comptable doit alors identifier son périmètre d’intervention.

Le périmètre d’intervention de l’expert-comptable

La mission de conseil qui sera mise en œuvre par l’expert-comptable au sein du CFA porte sur deux aspects. D’une part, elle vise à évaluer l’efficacité du processus de facturation du centre, en prenant en compte les remaniements apportés par la réforme sur la formation professionnelle. Dans ce cadre, le professionnel sera amené à :

Revoir les spécificités du dispositif de contrôle interne du CFA, notamment en ce qui concerne les éléments concourant au processus de facturation, son environnement informatique, ainsi que les processus clés liés aux services de paiement ; et
Analyser l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation.

D’autre part, le professionnel proposera au client dans un rapport des pistes destinées à l’amélioration du processus de facturation du CFA. Ces pistes concernent alors :

Les leviers d’amélioration au niveau de l’organisation ; et
Les leviers d’amélioration au niveau des processus en lien avec la facturation : des indicateurs d’évaluation seront proposés.

Un modèle de lettre de mission adaptée est présenté à l’Annexe 5.

Dans le chapitre suivant, la démarche de mise en œuvre de la première phase d’intervention de l’expert-comptable sera exposée.

Chapitre 2 : La revue des spécificités du dispositif de contrôle interne, de l’environnement informatique et des processus clés liés aux services de paiement

En matière d’évaluation de l’efficacité du processus de facturation au sein du CFA, l’expert-comptable prend en compte en premier lieu le dispositif de contrôle interne. Ensuite, il s’intéresse à l’environnement informatique, avant de considérer les processus clés en lien avec la facturation.

Section 1 : Revue des spécificités et des enjeux du dispositif de contrôle interne de facturation

Dans le cadre de la revue des spécificités du dispositif de contrôle interne du processus de facturation du CFA, l’expert-comptable entreprend une démarche à trois étapes. D’abord, il prend connaissance du contrôle interne. Ensuite, il établit un diagramme de flux de la procédure de facturation. Enfin, il élabore une matrice des forces et des faiblesses de la procédure existante.

Prise de connaissance du contrôle interne de la gestion de facturation

L’expert-comptable qui prend connaissance du contrôle interne de la gestion de facturation au sein du CFA s’intéresse particulièrement à cinq aspects qui sont la gestion de la facturation de manière globale, les conventions de formation, la communication avec les OPCO, l’émission des factures, et le règlement des factures. Ils sont détaillés ci-après, et un questionnaire de prise de connaissance de ce contrôle interne est disponible à l’Annexe 6.

La gestion de la facturation au sein du CFA

Le professionnel prend connaissance des activités qui sont réalisées par le CFA qui sont liées à son processus de facturation. Il a en effet été observé que les remaniements apportés par la loi Avenir professionnel ont fait augmenté la charge de travail de ces organismes. D’où la nécessité de vérifier la manière dont les activités suivantes sont organisées, évaluées et suivies au sein du centre : la facturation proprement dite, la gestion de chaque OPCO (dossiers apprentis, communication, et encaissement des contributions).

La gestion des conventions de formation

Pour un CFA, la convention de formation constitue un point de départ dans le processus de facturation. C’est la raison pour laquelle l’expert-comptable prend connaissance de la manière dont le centre dans lequel il intervient la traite, notamment en ce qui concerne :

La rédaction de la convention de formation ;
La vérification des termes du document ;
La signature du document ; et
Son enregistrement.

Le professionnel accorde également une attention particulière aux dossiers des apprentis relatifs à ces conventions de formation : traitement, enregistrement, vérification, et suivi des dossiers en attente de prise en charge.

La gestion de la communication avec les OPCO

L’expert-comptable prend connaissance des pratiques du CFA en matière de communication avec les différents OPCO de manière générale : la procédure existante, les outils utilisés pour les échanges de données, la périodicité et la fréquence des échanges, les acteurs concernés, et la vérification du respect des règles et dispositions mises en place.

Ensuite, il analyse la manière dont le prix d’une prestation est porté à la connaissance d’un OPCO. Par la même occasion, il prend connaissance de la procédure liée à la détermination de ce prix (la référence sur laquelle se baser, la méthode de calcul, les acteurs concernés).

Un autre aspect à examiner en matière de communication avec les OPCO est la gestion des retours de ces opérateurs. Outre les outils utilisés par le centre, il est nécessaire de connaitre les pratiques en matière de relance des OPCO et de la communication de la réponse de ces derniers en interne.

L’émission des factures

Le professionnel prend connaissance de la procédure définie au sein du CFA en matière d’établissement des factures, d’émission de celles-ci aux OPCO, et de suivi. Il convient de considérer les pratiques du centre tant en ce qui concerne la facturation des OPCO que des entreprises.

Le règlement des factures

La prise de connaissance porte sur la procédure d’encaissement des contributions des OPCO et du paiement des entreprises. Il s’intéresse à la mise en œuvre et au suivi des actions telles que la réception des contributions et paiements, la comptabilisation, et la validation. Il est important de connaitre la répartition des tâches au niveau de cette activité.

L’expert-comptable vérifie également la procédure définie et appliquée au sein du CFA en cas de non-règlement par les OPCO et les entreprises. Les éléments à considérer sont :

Les dispositions permettant de vérifier les règlements des factures ;
La gestion des factures non réglées ;
La procédure de relance des OPCO ;
Le suivi des relances ; et
La méthode de détermination d’une provision pour créance irrécouvrable.

A partir des informations collectées sur la gestion de facturation au sein du CFA et de son contrôle interne, il convient d’établir un diagramme de flux.

Mise en place d’un diagramme de flux de la procédure de facturation (flowchart)

L’expert-comptable, après avoir pris connaissance de la procédure de facturation au sein du CFA, met en place un diagramme de flux de cette procédure. L’objectif est d’avoir une visibilité sur la situation du centre en matière de facturation. Ce diagramme permet au professionnel de :

Identifier tous les acteurs impliqués dans la procédure de facturation ;
Relever toutes les opérations réalisées dans le cadre d’une facturation ;
Prendre connaissance des différentes étapes de la facturation ; et
Identifier tous les outils et moyens utilisés dans le cadre de la facturation.

Tous ces éléments ont pour finalités d’offrir un aperçu détaillé de l’activité de facturation et de mettre en évidence les forces et les faiblesses que présente le processus de facturation du CFA.

En vue d’une meilleure compréhension de la démarche, un cas fil rouge concernant le CFA AGEFA PARIS IDF, géré par l’association AGEFA PME, est présenté à l’Annexe 7 du mémoire. Ainsi, le diagramme de flux de la procédure de facturation du centre peut y être observé (dans la section 2 de l’annexe).

Une fois le diagramme de flux construit, le professionnel analyse les forces et les faiblesses de la procédure de facturation actuelle du centre.

Construction d’une matrice des forces et faiblesses de la procédure actuelle

La matrice des forces et faiblesses de la procédure de facturation permet de relever les aspects de cette procédure qui nécessitent d’être renforcés au niveau du CFA, ainsi que ceux qui doivent être améliorés. Pour ce faire, l’expert-comptable doit entreprendre les étapes suivantes :

Déterminer les domaines à évaluer : il s’agit de définir les aspects de la facturation qui doivent être analysés.
Déterminer les critères à vérifier : l’objectif est de disposer d’une condition permettant de savoir si dans un domaine à évaluer, une force ou une faiblesse existent.
Elaborer la grille d’évaluation des forces et faiblesses : elle est établie à partir des domaines et critères définis lors des étapes précédentes.

Ainsi, la grille d’évaluation se présente comme suit.

Tableau 4 : Grille d’évaluation de la procédure de facturation du CFA¹⁹

Domaines	Critères / conditions	Oui	Non
Procédure	Existence d’une procédure claire et formalisée de gestion de la facturation
	Procédure maitrisée par tous les acteurs concernés
	Procédure respectée et appliquée
Outils	Utilisation d’un outil informatique (logiciel) dédié à la facturation
	Outil uniforme dans tous les services du CFA
	Existence d’un manuel d’utilisation de l’outil
	Manuel connu et appliqué par tous les acteurs concernés
Coordination à l’interne	Désignation d’un responsable pour chaque étape de la facturation
	Existence d’une fiche de poste pour les acteurs concernés par la facturation
	Existence d’un moyen de communication interne adapté (passation, information, rappel)
Communication avec les OPCO	Même procédure de communication avec tous les OPCO
Gestion des créances et relances	Existence d’une procédure de relance des OPCO en cas de dossier en attente de l’accord de prise en charge
	Existence d’une procédure de relance (OPCO et entreprise) en cas de retard de paiement ou de non-règlement
	Existence d’une procédure de traitement des factures restées impayées
Remontée des informations CFA-OPCO	Existence d’une procédure de vérification du refus de prise en charge par l’OPCO
	Existence d’une procédure de vérification des informations transmises à l’OPCO au niveau du CFA
	Existence d’une procédure d’ajustement des informations en cas de demande de l’OPCO

Une réponse « Oui » indique une force pour le CFA, et une réponse « Non » correspond à une faiblesse. Les résultats obtenus sont ensuite comptabilisés dans la matrice des forces et faiblesses qui est présenté à l’Annexe 8. Cette matrice est complétée dans le cas fil rouge à l’Annexe 7 (section 3).

Dans la section suivante, la prise de connaissance du système d’information du CFA est abordée.

Section 2 : Prise de connaissance du système d’information

En vue de proposer des pistes d’amélioration dans le processus de facturation du CFA, il est nécessaire pour le professionnel de prendre connaissance du système d’information de l’organisme. Pour ce faire, il analyse son environnement informatique, identifie les intervenants, puis met en exergue les forces et les faiblesses de ce système.

Compréhension de l’environnement informatique du CFA (logiciel Ypareo)

La compréhension de l’environnement informatique du centre de formation permet à l’expert-comptable de cerner le contexte dans lequel s’opère la facturation. Ainsi, les questions suivantes sont posées.

Le CFA dispose-t-il d’un système d’information ? Si oui, de quoi s’agit-il ? Comment est-il structuré ? Quel est le logiciel utilisé par le CFA en matière de gestion de la facturation ? Ce logiciel est-il intégré dans le système d’information du centre ? Ce logiciel est-il utilisé par tous les acteurs du CFA ? Ce logiciel permet-il de communiquer avec d’autres outils de gestion informatique du CFA ? Quels sont les avantages que présente ce logiciel en matière de facturation ? Quels sont ses inconvénients ? Ce logiciel peut-il être paramétré / amélioré ?

Les réponses obtenues permettent au professionnel de disposer des caractéristiques de l’environnement informatique du CFA, ainsi que du logiciel de facturation qu’il exploite.

Pour le cas du CFA AGEFA PARIS IDF, le logiciel utilisé est Ypareo. Ses spécificités, obtenus suite à l’application des questions précédentes, sont disponibles à l’Annexe 7 (section 4).

La prochaine étape consiste à identifier les intervenants dans l’environnement informatique et dans l’utilisation de l’outil de facturation du centre de formation.

Identification des intervenants

L’expert-comptable prend connaissance des acteurs au sein du CFA qui sont en relation avec les outils informatiques impliqués dans le processus de facturation. L’expert-comptable identifie alors deux catégories d’intervenants : ceux qui utilisent les outils, et ceux qui les mettent en place et les entretiennent. Cette action est conditionnée par l’identification de toutes les opérations nécessitant l’intervention d’une personne dans l’environnement informatique du centre.

Ensuite, pour chaque opération, il est nécessaire d’identifier les acteurs suivants :

Le responsable : chargé du suivi et du respect des dispositions liées à la réalisation de l’opération ;
L’exécutant : il s’agit du collaborateur qui effectue l’opération ; et
Les autres acteurs qui peuvent éventuellement intervenir dans la vérification de la réalisation de l’opération.

Pour ce faire, il convient de compléter la fiche suivante.

Tableau 5 : Fiche d’identification des intervenants dans l’environnement informatique du CFA²⁰

Opérations liées à la facturation	Intervenants (Nom et fonction)
Paramétrage du logiciel
Personnalisation pour un accès personnel par utilisateur
Création d’un dossier apprenti
Création des fiches Apprenant, Entreprise, Contrat, et Financement
Inscription de l’apprenant
Saisie de l’entreprise
Saisie du contrat
Rédaction de la convention
Edition de la convention
Rédaction du contrat CERFA
Transmission des documents pour signature des parties
Report d’information pour gestion
Planification de la relance
Traitement des documents signés
Vérification des documents (convention et contrat)
Sauvegarde des documents signés dans le serveur
Suivi du dossier
Dépôt à l’OPCO
Réception de la confirmation par l’entreprise
Référencement de la facturation (suivant le numéro du dossier entreprise)
Dépôt par le CFA
Suivi du dépôt
Comparaison montant de la prise en charge par l’OPCO et le NEP
Emission de la facture
Transmission de la facture à l’OPCO
Affectation de la facture émise en comptabilité analytique
Suivi de la facture
Gestion de la relance
Traitement de l’encaissement

Ensuite, le professionnel évalue les forces et les faiblesses du système d’information du centre de formation.

Construction d’une matrice des forces et faiblesses du système d’information

L’identification des forces et faiblesses de l’outil informatique du CFA est également basée sur une matrice, tel qu’il est présenté à l’Annexe 8. Il convient alors de se baser sur la grille suivante.

Tableau 6 : Grille d’évaluation du système d’information du CFA²¹

Domaines	Critères / conditions	Oui	Non
Paramétrage	L’outil est personnalisable.
Paramétrage	L’outil s’adapte à tout mode de fonctionnement.
Fonctionnalités	Les fonctionnalités sont adaptées à un CFA
Fonctionnalités	Possibilité de gérer différents processus dont administratif, planification, financier et facturation.
Système	Le système d’information est évolutif.
Système	Le système d’information est ouvert à d’autres applications, logiciels
Apports pour le CFA	Le système d’information présente des apports sur le plan organisationnel et humain.
	Possibilité de stocker des données.
	Possibilité d’envoyer des documents (contrats, conventions, factures)
Sécurité	Autorisation d’accès pour chaque utilisateur.
	Base de données protégée.
	Niveau d’accès différent en fonction des utilisateurs (visualisation uniquement, ajout, modification, suppression)

Le professionnel tient aussi compte des processus clés ainsi que des flux liés à la facturation au sein du CFA.

Section 3 : Revue des processus clés et compréhension des flux liés à la facturation

Dans le cadre de l’évaluation de l’efficacité du processus de facturation du CFA, l’expert-comptable est amené à considérer tous les processus clés en lien avec celui de la facturation, à savoir le processus comptable et le processus de financement. Il s’intéresse également aux autres flux liés à la facturation.

Le processus comptable

Dans le cadre de l’analyse du processus comptable du CFA, l’expert-comptable tient compte de la gestion comptable du centre de manière globale. Ensuite, il considère les activités liées à la facturation.

L’analyse de la gestion comptable du CFA

Le professionnel prend connaissance de l’organisation comptable du CFA tout en appréciant si celle-ci est conforme à la réglementation en vigueur. Lors de la prise de connaissance, il pose les questions suivantes.

Quels sont les documents établis annuellement par le CFA ? Le CFA dispose-t-il de plus de 3 salariés ? Le montant hors taxe du chiffre d’affaires ou des ressources du CFA excède-t-il 153 000 euros ? Le total du bilan du CFA excède-t-il 230 000 euros ? Le CFA a-t-il désigné un commissaire aux comptes ? Le CFA a-t-il mis en place une comptabilité analytique ? Si oui, quelle est la méthode de calcul retenue (au niveau des coûts) ? Le CFA réalise-t-il des activités multiples ? Si oui, comment sont répartis les charges et produits du CFA ? Comment se présentent les clés de répartition au niveau des charges indirectes communes à plusieurs activités ?

Une fois que l’expert-comptable dispose des différentes informations liées au processus comptable de l’organisme, il procède à une évaluation en se basant sur la grille suivante.

Tableau 7 : Grille d’évaluation de la gestion comptable du CFA²²

Domaines	Critères / conditions	Oui	Non
Dispositions de l’article L6352 du code du travail	Chaque année, le CFA établit un bilan.
	Chaque année, le CFA établit un compte de résultat.
	Chaque année, le CFA produit des annexes
Désignation d’un commissaire aux comptes	Le CFA désigne un CAC s’il a rempli deux des trois critères prévus à cet effet.
Cadre analytique	Le CFA a mis en place une comptabilité analytique
	Les charges et produits du CFA (en cas d’activités multiples) sont répartis par typologie d’actions de formation.
	Pour les charges indirectes communes à plusieurs activités de formation, les clés de répartition sont appliquées par effectif, ou sur les mètres carrés des locaux dédiés aux différentes activités, ou sur les heures de prestations réalisées (ou heures de formation), ou suivant une méthode dûment justifiée et documentée.
	Le CFA se base sur la méthode des coûts complets.

Une réponse négative de la part du centre de formation indique une irrégularité au niveau de sa gestion comptable.

L’analyse des activités comptables liées à la facturation

Lors de cette étape, l’expert-comptable est amené à prendre connaissance de la manière dont la facturation réalisée par le CFA est traitée en comptabilité. Pour ce faire, il est amené à s’entretenir avec le responsable du centre afin d’obtenir les réponses aux questions suivantes.

Comment sont comptabilisées les recettes du CFA ? Comment sont traitées comptablement les factures émises à partir du logiciel de facturation du CFA ? Comment sont comptabilisées les dossiers n’ayant pas obtenu un accord de prise en charge par l’OPCO ? Comment sont comptabilisées les factures à établir ? Comment sont comptabilisées les produits constatés d’avance ? Comment sont traités les restes à charge entreprise ? Comment les éléments de facturation dans le logiciel du CFA sont transmis sur la comptabilité ? Suivant quelle fréquence ?

Les informations issues de cet entretien permettent au professionnel de déterminer la démarche à réaliser par la suite, qui sera développée dans le troisième chapitre.

Le processus de financement du CFA requiert aussi une analyse.

Le processus de financement

L’expert-comptable prend connaissance du processus de financement du CFA en s’interrogeant sur les aspects suivants.

Qui sont tous les acteurs qui financent le CFA (OPCO, régions, entreprises, autres) ? Qui sont les acteurs qui financent l’apprentissage au sein du CFA ? Qui sont les acteurs qui financent les frais annexes ? Qui sont les acteurs qui financent le fonctionnement du CFA ? Qui sont les acteurs qui financent l’investissement du CFA ? A quelle hauteur s’élève la contribution de chacun de ces acteurs ? Comment les financements apportés par ces différents acteurs sont-ils facturés et traités au niveau comptable ?

Les réponses obtenues permettent au professionnel d’avoir une visibilité sur la manière dont le CFA est financé, mais aussi sur les différentes factures qu’il est amené à émettre dans le cadre de ses activités.

Il est également important de considérer les autres flux qui ont une incidence sur la facturation.

Les autres flux liés à la facturation

Le CFA étant un organisme constitué de différentes fonctions, il convient d’évaluer les flux au niveau de ces dernières qui ont un impact sur son processus de facturation. Ces fonctions et flux sont détaillés ci-après.

Au niveau de la gestion administrative de l’activité du CFA

Ce sont essentiellement les acteurs de la fonction administrative du CFA qui sont en relation avec les OPCO, ainsi qu’avec les autres organismes financeurs. Pour l’expert-comptable, il est nécessaire d’identifier et déterminer les points suivants :

Les acteurs qui interviennent dans le cadre de cette relation avec les financeurs du CFA et leurs rôles respectifs ;
Les opérations liées à chaque étape de la relation de ces acteurs avec les OPCO ;
Les documents établis et justificatifs pour chacune de ces opérations ; et
Les éléments issus de la fonction administrative (informations, données) qui sont pris en compte dans le processus de facturation.

La gestion financière

La fonction financière (et comptable) du CFA intervient en matière d’organisation comptable et analytique, mais aussi de facturation et recouvrement. Il est de ce fait nécessaire de prendre connaissance des différentes activités réalisées au niveau de cette fonction, ayant un lien avec le processus de facturation, notamment :

La mise en lien entre le processus de facturation et le processus de recouvrement (constatation des factures impayées par le service recouvrement par exemple) ; et
La procédure liée au recouvrement des factures impayées (tant au niveau des OPCO que des entreprises).
La gestion pédagogique de l’activité du CFA

La fonction pédagogie traite tous les aspects liés à la formation et à l’apprentissage au niveau du centre, tels que la démarche qualité, l’accompagnement des apprentis qui se trouvent en situation de rupture, ou encore la mise en place de nouveaux dispositifs destinés aux apprentis (par exemple : la mobilité). A ce niveau, l’expert-comptable identifie également les actions de la fonction qui ont une influence sur le processus de facturation du CFA, à savoir :

Le calcul du coût des niveaux dispositifs destinés aux apprentis et leur intégration dans le coût de la formation à facturer à l’OPCO et à l’entreprise ;
La mise en place d’une procédure qualité liée à la facturation ; et
La détermination des coûts de l’activité à intégrer dans le prix de la prestation.

Une fois le dispositif du contrôle interne et des processus liés à la facturation cernés et analysés par l’expert-comptable, ce dernier a pu relever les spécificités du processus de facturation du CFA, y compris ses forces et faiblesses. La prochaine étape consiste alors à analyser l’efficacité de ce contrôle interne mis en place.

Chapitre 3 : Proposition d’une démarche et des outils d’analyse de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation

Ce chapitre est consacré à l’analyse de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation du CFA. Une démarche et des outils seront ainsi proposés en ce qui concerne les moyens destinés à limiter les risques pour l’organisme, ainsi que l’évaluation du système d’information.

Section 1 : L’évaluation des moyens mis en œuvre par le CFA pour limiter les risques

En vue de limiter les risques liés au processus de facturation du CFA, l’expert-comptable met en œuvre des tests de compréhension. Au niveau des points forts identifiés, il réalise des tests de procédure. Enfin, il évalue les tests de détail.

Mise en œuvre de tests de compréhension

Les tests de compréhension permettent de déterminer que les procédures liées à la facturation sont bien comprises, maitrisées et appliquées. Les procédures qui feront l’objet de ces tests sont :

La gestion des dossiers de contrat d’apprentissage ; et
La gestion comptable.

Concernant la procédure de gestion des dossiers de contrat d’apprentissage, l’expert-comptable identifie si les opérations suivantes sont réalisées correctement, en consultant et examinant les dossiers dont le CFA détient.

Tableau 8 : Tests de compréhension sur la gestion des dossiers de contrat d’apprentissage²³

Opérations	Actions / tests	OK / NOK
Inscription des apprentis sur la base de données CFA	Consultation de la liste des apprentis et leurs informations sur la base de données CFA.
Inscription définitive des apprentis à une section d’apprentissage	Vérifier que les apprentis inscrits définitivement ont tous trouvé un employeur.
Création du contrat d’apprentissage	Vérifier que les contrats d’apprentissage concernent tous les apprentis inscrits définitivement.
Création du contrat d’apprentissage	Vérifier qu’un dossier correspond à un apprenti
Envoi des documents à l’OPCO concerné	Vérifier que les documents envoyés à chaque OPCO sont bien ceux des apprentis concernés.
Envoi des documents à l’OPCO concerné	Vérifier que les informations envoyés à l’OPCO sont les mêmes que celles fournies par l’entreprise.
Classement des dossiers des élèves	Vérifier que les dossiers dans « Dossiers incomplets » sont ceux en attente de signature ou informations complémentaires.
	Vérifieur que les dossiers dans « Dossiers complets » sont bien fournis mais en attente de l’accord de prise en charge.
	Vérifier que les dossiers dans « Dossiers complets avec prise en charge » ont bénéficié de l’accord de prise en charge confirmé par les OPCO concernés.

L’expert-comptable indique « OK » lorsque l’action réalisée a pu confirmer que l’opération est exacte, ce qui indique une conformité ou un point fort. Dans le cas contraire, il est nécessaire d’indiquer « NOK », ce qui correspond à une non-conformité, et par conséquent une faiblesse au niveau de la procédure de gestion des dossiers de contrat d’apprentissage.

Quant aux tests de compréhension sur la procédure de gestion comptable, ils se présentent comme suit.

Tableau 9 : Tests de compréhension sur la gestion comptable²⁴

Opérations	Actions / tests	OK / NOK
Déclenchement du processus de facturation	Vérifier que les dossiers faisant l’objet d’une facturation sont bien des dossiers complets avec accord de prise en charge par les OPCO concernés.
Vérification du montant de la prise en charge par l’OPCO	Vérifier que le montant de la contribution de l’OPCO correspond au NPEC défini par le CFA.
Emission de la facture	Vérifier que l’échéancier de la facture est correct.
	Vérifier que les factures émises concernent uniquement les dossiers complets avec accord de prise en charge.
	Vérifier que les informations dans les factures sont correctes.
Transmission de la facture à l’OPCO	Vérifier que les factures sont transmises aux OPCO suivant une procédure définie et uniforme.
Transmission de la facture à l’OPCO	Vérifier que l’OPCO a accusé bonne réception de la facture.
Traitement comptable des factures	Vérifier que les factures émises sont affectées en comptabilité analytique.
Traitement comptable des factures	Vérifier que les « Dossiers complets en attente de prise en charge » sont comptabilisés en FAE.
Gestion des encaissements de l’OPCO	Vérifier que les encaissements sont réalisés de façon homogène.
Gestion des encaissements de l’OPCO	Vérifier que la gestion des encaissements est automatisée.
Gestion des créances et relances	Vérifier que les factures impayées ne font pas l’objet d’un refus de l’OPCO avant d’entamer une démarche de relance.
Gestion des créances et relances	Vérifier que pour chaque entreprise, le potentiel de recouvrabilité est évalué.

Ainsi, l’expert-comptable, grâce aux tests de compréhension, relèvent les points forts et les points faibles du contrôle interne du processus de facturation. Pour illustration, le cas du CFA AGEFA PARIS IDF est présenté à l’Annexe 7 (section 5).

Au niveau des points forts, le professionnel réalise des tests de procédures.

Réalisation de tests de procédures sur les points forts

Les tests de procédures sont destinés à confirmer la véracité des points forts identifiés à l’issue des tests de compréhension. Pour ce faire, l’expert-comptable réalise les actions décrites ci-après.

Au niveau des points forts de la gestion des dossiers de contrat d’apprentissage

L’expert-comptable sélectionne les « Dossiers complets avec prise en charge » pour examiner que :

Les apprentis concernés apparaissent bien dans la base de données du CFA ;
Ces mêmes apprentis ont déjà un employeur ;
Chacun de ces apprentis dispose d’un dossier ;
Un contrat d’apprentissage et attribué à chaque apprenti ; et
L’OPCO qui prendra en charge le dossier d’un apprenti est bien celui concerné par cette opération.
Au niveau des points forts de la gestion comptable

L’expert-comptable poursuit avec les tests de procédures sur la gestion comptable du CFA. Dans ce cadre, il vérifie dans un premier temps qu’aucune facture n’est émise pour les « Dossiers incomplets » et les « Dossiers complets » en attente de prise en charge.

Ensuite, le professionnel examine les factures émises en vue de s’assurer que l’échéancier est bien établi suivant la réglementation en vigueur. Il note ainsi les dates d’émission des factures pour chaque contrat d’apprentissage.

Enfin, il procède aux tests de détail.

Evaluation des tests de détail

Les tests de détail consistent pour l’expert-comptable à contrôler de manière individuelle un élément du processus de facturation du CFA. Ces éléments sont alors exposés dans le tableau ci-après.

Tableau 10 : Les tests de détail sur le processus de facturation du CFA²⁵

Eléments du processus	Actions / tests	OK / NOK
Recettes comptabilisées	Comparaison entre les recettes comptabilisées et le montant des formations ayant obtenu un accord de prise en charge par les OPCO.
Encaissement de la contribution des OPCO	Vérification de la cohérence des montants encaissés avec les 3 vagues de facturation pour chaque contrat d’apprentissage.
Factures à établir	Rapprochement entre les FAE comptabilisés en fin d’année N et les factures (en attente de prise en charge) sur la période N+1 (première vague de 40%).

L’évaluation du système d’information du CFA fait aussi partie de la démarche d’analyse de l’efficacité du contrôle interne de son processus de facturation.

Section 2 : L’évaluation du système d’information

Evaluer le système d’information du centre de formation permet à l’expert-comptable d’apprécier si ce système est sécurisé, et si les modalités de saisie, mais aussi d’imputation en analytique présentent une fiabilité. Il est de ce fait nécessaire de réaliser des tests de compréhension dans un premier temps. La conception et le fonctionnement du système doivent ensuite être évalués.

La réalisation de tests de compréhension

Pour les tests de compréhension du système d’information du CFA, les procédures à prendre en compte concernent :

Le paramétrage de l’outil de facturation ; et
Le traitement du contrat.

Au niveau du paramétrage de l’outil de facturation, le professionnel de l’expertise comptable accorde une attention particulière à la réception du projet de contrat d’apprentissage, au paramétrage proprement dit, et à la matérialisation du dossier de contrat d’apprentissage.

Tableau 11 : Tests de compréhension sur le paramétrage de l’outil de facturation²⁶

Opérations	Actions / tests	OK / NOK
Réception du projet de contrat	Vérification des informations sur la fiche préalable au contrat.
	Vérification de la cohérence des informations personnelles des parties reportées dans l’outil de facturation.
	Vérification de la cohérence entre les données saisies et les fiches générées (Apprenant, Entreprise, Contrat, Financement).
Paramétrage de l’outil	Vérification que pour chaque utilisateur, le menu « Options » est personnalisé sur son accès personnel.
	Vérification des périodes de traitement des contrats.
	Vérifier le suivi des événements au démarrage de l’outil.
Matérialisation du dossier	Vérification de la traçabilité du traitement du dossier à travers la consultation de la fiche navette.
	Vérification de la récapitulation des données principales lors de l’ouverture du dossier.
	Vérification que les informations liées à la prise en charge effective par les OPCO sont transparentes.

Lors des tests, lorsque l’expert-comptable indique « OK », l’opération présente un point fort ; et « NOK » lorsqu’il s’agit d’un point faible.

Quant aux étapes de traitement du contrat, les tests à réaliser sont les suivants.

Tableau 12 : Tests de compréhension sur les étapes de traitement du contrat²⁷

Opérations	Actions / tests	OK / NOK
Confirmation des données à l’entreprise et informations manquantes	Vérification qu’une adresse est communiquée à l’entreprise pour échanger / transmettre les données relatives au dossier.
Inscription de l’apprenti et saisie du contrat	Recherche de la fiche d’inscription de l’apprenti sur l’outil.
Inscription de l’apprenti et saisie du contrat	Vérification que l’apprenti est inscrit à une section d’apprentissage.
Rédaction de la convention	Vérification du NPEC lié au contrat.
	Vérification de la convention collective sur la fiche Entreprise.
	Vérification de l’OPCO sur la fiche Entreprise
	Vérification de la date de début et de fin du contrat
Rédaction du contrat	Vérification de la présence d’un modèle de CERFA pré-rempli.
Transmission des documents pour signature des parties	Confirmation que les documents transmis ont été contrôlés par un supérieur hiérarchiques.
	Confirmation que la liste des destinataires est correcte.
	Vérification de la demande de confirmation en retour.
Traitement des documents signés	Vérification de la sauvegarde des documents signés dans le serveur.
Traitement des documents signés	Vérification de la possibilité de suivre le dossier.
Suivi du dépôt à l’OPCO	Vérification de la confirmation du dépôt par l’entreprise.
	Vérification du dépôt par le CFA.
	Vérification de la possibilité de suivre le dossier déposé.

Lorsque les points forts et les points faibles du système d’information du CFA sont identifiés, l’expert-comptable peut procéder à l’évaluation de la conception de ce système.

L’évaluation de la conception du système d’information

Pour évaluer la conception du système d’information du CFA, il est nécessaire de s’intéresser à trois aspects qui sont les suivants :

Les applications : l’expert-comptable apprécie si les fonctionnalités mises en place permettent le bon déroulement des différentes procédures liées au processus de facturation dans le centre de formation.
Les interfaces : il est nécessaire d’évaluer si le format des interfaces permet une meilleure visibilité sur les dossiers et offrent une utilisation optimale.
La sécurité : il s’agit de déterminer si le système d’information mis en place dans le CFA est sécurisé, notamment en termes de protection des données et d’accès.

Ainsi, le questionnaire suivant permet de procéder à cette évaluation. Une réponse positive (Oui) indique un point fort au niveau de la conception de l’outil, tandis qu’une réponse négative (Non) renvoie à un point faible.

Tableau 13 : Questionnaire d’évaluation de la conception du système d’information²⁸

Questions	Oui	Non
Applications
Les fonctionnalités proposées par le système d’information permettent-elles de réaliser correctement une facturation dans l’ensemble du processus ? Les utilisateurs sont-ils à l’aise avec les applications disponibles ? Les applications disponibles répondent-ils aux besoins du CFA en matière de processus de facturation ?
Interfaces
Le format des interfaces est-il adapté ? Les interfaces permettent-elles différentes modalités (manuelles, semi automatiques, automatiques) ? Les interfaces permettent-elles une bonne visibilité sur un dossier ? sur une facturation ? Les interfaces permettent-elles d’observer différentes périodicités ?
Sécurité
Le système d’information comprend-il une base de sauvegarde ? L’accès au système d’information est-il géré ? Les utilisateurs disposent-ils d’un accès personnalisé ? Des mesures de sécurité sont-elles établies pour assurer la protection des données ? Les habilitations sont-elles gérées ? Les actions réalisées sont-elles traçables ? Des mesures sont-elles prises en matière de protection des données personnelles ?

La prochaine étape de l’évaluation du système d’information porte sur le fonctionnement de celui-ci.

L’évaluation du fonctionnement du système d’information

En vue d’évaluer le fonctionnement du système d’information du CFA, l’expert-comptable utilise les fonctionnalités possibles au niveau du système d’information et détermine si elles fonctionnent correctement. Il réalise ainsi des actions telles que :

La création de plusieurs profils utilisateurs ;
L’attribution de droits d’accès différents à ces profils ;
La création et la personnalisation d’un modèle de facture ;
L’émission d’une facture ;
Une simulation de règlements et l’analyse de la gestion de recouvrement ;
La communication avec les autres acteurs via l’outil : avec l’entreprise, les OPCO.
Le déversement des factures émises dans le logiciel de comptabilité.

Le professionnel se base alors sur la grille d’évaluation ci-dessous. Lorsque l’opération est réalisée correctement, il note « OK ». Dans le cas contraire, il note « NOK ».

Tableau 14 : Grille d’évaluation du fonctionnement du système d’information du CFA²⁹

Opérations	OK	NOK
Créer un profil utilisateur.
Attribuer à droit au profil créé.
Créer plusieurs profils utilisateurs.
Attribuer des droits différents aux profils créés.
Créer un profil apprenti.
Créer un dossier apprenti.
Créer une facture suivant un modèle choisi.
Simuler un encaissement (règlement) d’un OPCO.
Simuler un encaissement (règlement) d’une entreprise.
Gérer le recouvrement d’une facture.
Transférer un document à une entreprise.
Recevoir un document d’une entreprise
Transférer un document à un OPCO.
Recevoir un document d’un OPCO.

Une fois tous les points forts et les points faibles du contrôle interne du processus de facturation du centre de formation identifiés, il convient d’établir une cartographie des risques. D’où l’intérêt de la section suivante.

Section 3 : Elaboration d’une cartographie des risques adaptée au processus de facturation et hiérarchisation des risques

La cartographie des risques permet d’avoir une visibilité sur les risques auxquels le CFA est exposé en matière de processus de facturation, mais aussi de mettre en place une démarche adaptée quant à la gestion de ces risques. En premier lieu, les risques sont identifiés et analysés. Ensuite, ils font l’objet d’une hiérarchisation, avant d’être intégrés dans la matrice.

Identification et analyse des risques

L’identification et l’analyse des risques requièrent la distinction entre les risques liés au contrôle interne du processus de facturation, et les risques liés au système d’information du CFA.

Identification et analyse des risques liés au contrôle interne du processus de facturation

L’expert-comptable se base sur trois critères précis dans sa démarche d’identification et d’analyse des risques : l’organisation, la documentation, et la traçabilité.

Les procédures à prendre en compte comprennent la gestion des dossiers de contrat d’apprentissage et la gestion comptable. Pour chacune de ces procédures, il est nécessaire de poser les questions suivantes :

Au niveau de cette procédure du processus de facturation, quels sont les risques liés à l’organisation ? Quels sont les risques liés à la documentation ? Quels sont les risques liés à la traçabilité ?

Les risques liés à l’organisation

Concernant l’organisation, les risques concernent les suivants :

L’absence de contrôle au niveau des différentes étapes du processus de facturation ;
L’absence de supervision lors de la mise en œuvre de ces étapes ;
Le non-respect des règles en matière de séparation des tâches ; et
L’absence d’une procédure de communication (interne et externe) liée à la facturation.

Les risques liés à la documentation

En matière de documentation, les risques sont liés :

A l’absence d’un organigramme fonctionnel relatif au processus de facturation ;
A l’absence de procédures écrites (manuels de procédures) en ce qui concerne les différentes procédures du processus de facturation ;
A la non-maitrise de ces procédures (s’il y en a) par les collaborateurs du CFA ;
A la mauvaise application ou à la non-application de ces procédures ; et
A l’inadéquation de ces procédures à la situation et aux besoins du CFA en termes de facturation.

Les risques liés à la traçabilité

Le processus de facturation du CFA est exposé à un risque dès lors qu’il n’est pas possible d’avoir une traçabilité des opérations réalisées dans le cadre de ce processus. De même, lorsque les acteurs intervenus dans le processus de facturation ne peuvent pas être identifiés et tracés, cette situation représente un risque.

Identification et analyse des risques liés au système d’information

Les risques portant sur le système d’information du CFA lié à la facturation concernent le paramétrage de l’outil de facturation, et les étapes de traitement du contrat d’apprentissage. Les critères à considérer sont les applications, les interfaces, et la sécurité.

Ainsi, l’expert-comptable cherche à répondre aux questions suivantes :

Quels sont les risques liés au système d’information du CFA, relatifs au processus de facturation, en termes d’applications ? Quels sont les risques liés aux interfaces de ce système ? Quels sont les risques en matière de sécurité ?

Les risques liés aux applications

Les risques identifiés en ce qui concerne les applications du système d’information du centre de formation sont :

L’impossibilité de réaliser les opérations de facturation à partir des fonctionnalités que le système d’information offre ;
La non-maitrise des applications par les utilisateurs au sein du CFA ; et
La non-adéquation entre les besoins de l’organisme de formation et les applications et fonctionnalités proposées par le système d’information.

Les risques liés aux interfaces

En ce qui concerne les interfaces utilisées dans les différentes opérations du processus de facturation, les risques concernent les suivants :

Un format d’interface non-adapté ;
Des modalités d’interfaces rigides (manuelles uniquement, ou semi-automatiques uniquement, ou automatiques uniquement) ;
L’absence de visibilité sur les dossiers et sur la facturation ; et
L’impossibilité d’observer les périodicités à partir des interfaces.

Les risques liés à la sécurité

L’expert-comptable, lors de l’analyse des risques liés à la sécurité du système d’information du CFA, s’intéresse aux suivants :

L’absence d’une base de sauvegarde ;
L’absence d’une gestion des droits et accès au système d’information ;
L’absence d’accès personnalisé pour chaque utilisateur ;
L’absence de mesures de sécurité destinées à protéger les données ;
Le non-respect du règlement général sur la protection des données personnelles ;
La non-gestion des habilitations ; et
La non-traçabilité des opérations.

Les risques identifiés doivent par la suite faire l’objet d’une hiérarchisation.

Objectifs de la hiérarchisation des risques

Les risques que l’expert-comptable a relevés en ce qui concerne le processus de facturation du CFA sont hiérarchisés en vue de :

Déterminer leurs impacts sur le processus de facturation du CFA ;
Connaitre leur probabilité de survenue au sein du CFA ;
Catégoriser chaque risque suivant son niveau ; et
Mettre en place une démarche de gestion de ces risques en fonction de leur niveau de priorité.

La hiérarchisation des risques suit alors les étapes présentées ci-après.

Figure 4 : Démarche de hiérarchisation des risques liés au processus de facturation du CFA³⁰

Le tableau ci-dessous permet de synthétiser les différents critères liés à l’impact et à la probabilité d’un risque, ainsi que la détermination de son niveau.

Tableau 15 : Détermination du niveau d’un risque lié au processus de facturation du CFA³¹

Impact		Probabilité		Niveau du risque (Impact x Probabilité)
1	Impact faible pour le CFA (<10% de son CA)	1	Probabilité de survenue faible (<1 fois par an)	1 à 2	Faible
2	Impact moyen pour le CFA (entre 10% et 25% de son CA)	2	Probabilité de survenue moyenne (1 fois par an)	3 à 4	Moyen
3	Impact élevé pour le CFA (>25% de son CA)	3	Probabilité de survenue élevée (>1 fois par an)	>4	Elevé

La matrice des risques peut désormais être établie.

Proposition d’une matrice des risques

La matrice des risques permet à l’expert-comptable, mais également au CFA, d’avoir une visibilité sur les risques prioritaires et les autres risques. Lors de la hiérarchisation des risques liés au processus de facturation, il existe trois catégories de risques :

Les risques prioritaires : cette catégorie regroupe les risques de niveau élevé. Ils doivent être traités durant le mois de leur apparition.
Les risques secondaires : cette catégorie concerne les risques de niveau moyen. Un plan d’action destiné à les réduire, voire les supprimer doit être définie et mise en œuvre dans les 3 mois à partir de leur survenue.
Les risques à surveiller : ces risques ont un niveau faible. Cependant, le CFA doit prévoir un plan d’action dans la mesure où ils se produisent, sans pour autant le mettre en œuvre.

La matrice des risques qu’il convient de remplir et d’utiliser se présente alors comme suit.

Tableau 16 : Matrice des risques liés au processus de facturation du CFA³²

Critères	Risques	Niveau	Catégorie	Plan
Au niveau du contrôle interne du processus de facturation
Organisation	Risque 1 Risque 2 Risque 3	Moyen Faible Elevé	Prioritaire Secondaire A surveiller	Mis en œuvre Défini A définir
Documentation	Risque 1 Risque 2 Risque 3	Moyen Faible Elevé	Prioritaire Secondaire A surveiller	Mis en œuvre Défini A définir
Traçabilité	Risque 1 Risque 2 Risque 3	Moyen Faible Elevé	Prioritaire Secondaire A surveiller	Mis en œuvre Défini A définir
Au niveau du système d’information lié au processus de facturation
Applications	Risque 1 Risque 2 Risque 3	Moyen Faible Elevé	Prioritaire Secondaire A surveiller	Mis en œuvre Défini A définir
Interfaces	Risque 1 Risque 2 Risque 3	Moyen Faible Elevé	Prioritaire Secondaire A surveiller	Mis en œuvre Défini A définir
Sécurité	Risque 1 Risque 2 Risque 3	Moyen Faible Elevé	Prioritaire Secondaire A surveiller	Mis en œuvre Défini A définir

L’évaluation et l’analyse de l’efficacité du processus de contrôle interne du CFA permettent ainsi d’identifier les forces et les faiblesses du processus, mais aussi les risques auxquels il est exposé. C’est la raison pour laquelle la troisième partie du mémoire est destinée à la proposition de pistes d’amélioration de ce processus.

Troisième partie : Proposition de pistes d’amélioration du processus de facturation dans un CFA

Dans cette partie, les pistes d’amélioration du processus de facturation dans un CFA, suite aux bouleversements apportés par la réforme de la formation professionnelle, seront abordés. La démarche dans la finalisation de la mission de conseil, ainsi qu’un outil de suivi seront également exposés. Le développement comprendra deux chapitres :

Les leviers d’amélioration du processus de facturation ; et
La mise en place d’un outil de suivi et les travaux de fin de mission.

Chapitre 1 : Les leviers d’amélioration du processus de facturation

En matière d’amélioration du processus de facturation du CFA, les leviers concernent deux aspects, à savoir l’organisation du centre de manière globale, et les processus liés à la facturation. Chacun de ces aspects sera examiné dans ce chapitre.

Section 1 : Les leviers d’amélioration au niveau de l’organisation

Au regard des difficultés et problématiques rencontrées par les CFA suite à la réforme apportée par la loi Avenir professionnel, il a été relevé que sur le plan organisationnel, différents leviers doivent être considérés afin d’améliorer le processus de facturation dans un CFA.

Ces leviers concernent les suivants :

La communication entre le CFA et les OPCO ;
La gestion des litiges avec les OPCO ; et
La gestion du dossier apprentis.

Mise en place d’une procédure en matière de diffusion des informations au niveau du CFA et des OPCO

Au sein du CFA, il n’existe pas de procédure formelle en matière de gestion de la communication et des échanges de données avec les OPCO. Cette situation résulte du fait que ces derniers disposent chacun de leurs propres démarche et méthode, ce qui rend difficile la mise en place d’une stratégie homogène au niveau du centre de formation.

Or, le CFA est impacté de manière importante par ces pratiques différentes au niveau des OPCO :

Une impossibilité à automatiser le processus de communication et d’échange avec les OPCO ;
Des difficultés dans la détermination d’une procédure en matière de relation avec les OPCO ;
Des retards dans l’émission des factures, compte tenu de l’augmentation du nombre des aller-retour entre l’organisme et formation et les OPCO (demande de confirmation, demande de compléments d’information…) ;
Un risque important de PCA, puisque la facturation peut intervenir après l’entrée en formation d’un apprenti ; et
Une hausse de la charge de travail des collaborateurs du CFA, compte tenu de la nécessité de rechercher les retours des OPCO et de les traiter manuellement.

C’est ainsi qu’il est nécessaire pour le CFA d’envisager la mise en place d’une procédure de diffusion des informations entre ce dernier et les OPCO. Cette démarche permet de limiter les étapes (aller-retour) liées aux échanges avant le déclenchement du processus de facturation, en d’autres termes avant la réception de l’accord de prise en charge. Il en est de même en ce qui concerne les risques d’erreur dans les informations transmises et les données échangées.

La procédure doit par conséquent permettre au CFA d’avoir une démarche uniforme en matière de traitement des échanges avec les OPCO, tout en prenant en compte les spécificités et les pratiques de chacun de ces opérateurs. Pour ce faire, il est important de réaliser les étapes suivantes.

Tableau 17 : Etapes à suivre dans la mise en place d’une procédure de diffusion d’informations CFA – OPCO³³

Etapes	Actions	Détails
1	Modélisation des échanges avec les OPCO.	-Recenser tous les motifs nécessitant d’échanger avec les OPCO (avec la liste des documents à échanger) -Relever le nombre d’échanges à réaliser avec les OPCO. -Définir les fréquences d’échange avec les OPCO.
2	Modélisation des pratiques de chaque OPCO.	-Lister les OPCO avec lesquels le CFA est amené à entrer en relation. -Prendre connaissance de leurs pratiques (modalités de communication, outils, fréquence…) à travers un entretien avec ces derniers ou d’une analyse des échanges déjà réalisés avec le CFA. -Construire pour chaque OPCO une modélisation des échanges adaptée.
3	Construction d’une procédure par OPCO	-Sur la base de la modélisation des pratiques de chaque OPCO, définir la procédure qui correspond (motifs, outils, fréquence, conditions particulières).
4	Intégration de la procédure par OPCO dans le système d’information	-Créer un dossier « Procédures OPCO » avec des sous-dossiers dont le nombre correspond au nombre des OPCO. -Sélectionner le sous-dossier de l’OPCO correspondant afin d’appliquer la procédure d’échange avec l’opérateur concerné.

Le fait pour le CFA de disposer d’une procédure pour chaque OPCO permet une automatisation des échanges avec ces acteurs, sachant que leurs pratiques sont déjà modélisées. Il convient toutefois de veiller à mettre à jour le modèle dès lors que l’OPCO concerné procède à une modification dans ses pratiques.

Les litiges avec les OPCO doivent pareillement faire l’objet de la définition d’une démarche adaptée.

Mise en place d’une démarche de gestion des litiges avec l’OPCO

Pour le CFA, les litiges avec un OPCO peuvent résulter de quatre situations :

Des erreurs au niveau des informations incluses dans les dossiers transmis par le CFA (convention et contrat) ;
Une incohérence entre le montant de prise en charge indiqué par l’OPCO et le NPEC identifié par le CFA ;
Un retard dans le règlement des factures par l’OPCO ; et
Le non-règlement par l’OPCO.

Pour ces différentes situations, il est nécessaire de mettre en place une démarche de gestion des litiges adaptée. Pour ce faire, les étapes suivantes sont proposées.

La mise en place d’une démarche de relance préventive

Cette méthode implique pour le CFA de définir un scénario de recouvrement qui permet d’envoyer à l’OPCO des relances préventives. Il est de ce fait nécessaire pour chaque facture de :

Avant son émission : définir avec l’OPCO concerné une échéance de paiement ;
Mettre en place en interne un système d’alerte automatique à une semaine avant l’échéance de paiement : afin de permettre d’envoyer à l’OPCO un rappel sur le montant du règlement et sur l’échéance.

Grâce à cette relance préventive, le CFA peut mieux suivre l’état des règlements de chaque facture pour mieux les traiter par la suite.

La désignation d’un responsable en matière de gestion des litiges

Le CFA désigne un responsable chargé d’assurer la relation avec les OPCO. Ses rôles sont, dans ce contexte, portés sur les suivants :

Echanger avec les OPCO sur leur mode de fonctionnement, et leurs attentes en matière de modalités de communication avec le CFA ;
Envoyer les relances préventives aux OPCO et en assurer le suivi ;
Retracer les différentes actions réalisées par rapport à un contrat d’apprentissage, de son établissement à la transmission des factures et au suivi des règlements en vue d’identifier les points pouvant exposer à un risque de litige.

Il doit ainsi tenir à jour la fiche qui est proposée ci-dessous.

Tableau 18 : Fiche de suivi des actions menées CFA – OPCO³⁴

Référence du dossier :
OPCO :
Modalités de communication :
Actions	Etat	Date de réalisation
Réception de la demande d’explication / d’ajustement des informations par l’OPCO
Envoi des ajustements / explications par le CFA à l’OPCO
Réception de la confirmation par l’OPCO
Réception de l’accord de prise en charge par l’OPCO
Envoi de la facture à l’OPCO avec demande de confirmation
Envoi de la relance préventive à l’OPCO
Suivi de la facture envoyée
A l’échéance, envoi d’une deuxième relance
Constatation de l’état de la facture (payée / non payée) et traitement comptable

Les dossiers apprentis doivent pareillement faire l’objet d’une gestion et d’un suivi formalisés.

Proposition d’une démarche de gestion des dossiers apprentis

Le fait pour le CFA de disposer d’une démarche de gestion des dossiers apprentis lui permet d’avoir une visibilité sur l’état de ce dossier, mais aussi sur les étapes qu’il convient d’entreprendre pour mieux gérer le financement du contrat d’apprentissage qui y est rattaché. Pour ce faire, les actions ci-après doivent être réalisées.

La mise en place d’un système d’alerte au niveau de chaque catégorie de dossiers

Comme il a été constaté dans les développements précédents, les dossiers apprentis dans un CFA sont organisés en trois catégories : les « Dossiers incomplets », les « Dossiers complets en attente de prise en charge », et les « Dossiers complets » avec prise en charge ». Pour chacune de ces catégories, un système d’alerte doit être mis en place afin de rappeler au CFA les actions qui doivent être réalisées afin d’aboutir à la transmission de la facture à l’OPCO, et de traiter le dossier sur le plan comptable. Ce système peut être schématisé comme suit.

Tableau 19 : Schéma du système d’alerte par catégorie de dossiers apprentis³⁵

Catégorie de dossiers	Alerte	Actions
Dossiers incomplets	Présence d’un dossier dans cette catégorie depuis 3 jours.	-Réception de l’alerte. -Consultation du dossier. -Vérification des demandes de confirmation de l’OPCO. -Vérification des réponses apportées par le CFA (si aucune réponse : procéder aux ajustements et envoyer à l’OPCO). -Envoi d’une relance à l’OPCO en cas de réponses déjà envoyées par le CFA.
Dossiers complets en attente de prise en charge	Présence d’un dossier dans cette catégorie depuis 7 jours.	-Réception de l’alerte. -Vérification de l’accusé de réception du dossier (convention et contrat) par l’OPCO. -Vérification d’un éventuel refus de prise en charge par l’OPCO. -Envoi d’une relance à l’OPCO en cas d’absence de refus de prise en charge.
Dossiers complets avec prise en charge	Présence d’un dossier dans cette catégorie depuis 7 jours.	-Réception de l’alerte. -Vérification de l’état de la facturation liée au dossier (factures émises ou non, envoyées à l’OPCO ou non, réglées ou non). -Vérification du traitement comptable des factures.

La construction d’une fiche de suivi pour chaque dossier

La fiche de suivi d’un dossier apprenti est nécessaire afin de suivre l’avancement du dossier et de déterminer les actions à mettre en œuvre au niveau du CFA. Il s’agit d’une fiche qui est générée automatiquement par le système d’information du centre, et qui, à chaque modification apportée au dossier, est aussi mise à jour automatiquement. Cette fiche doit permettre d’observer les informations telles que :

La date de création du dossier ;
La situation de l’apprenti : en formation ou non ;
La catégorie du dossier : incomplet, complet, avec prise en charge ;
L’état de la facturation : factures émises ou non, transmises ou non, réglées ou non ; et
Les opérations comptables à réaliser : comptabilisation en PCA ou en FAE.

L’expert-comptable, dans le cadre de sa mission, apporte également des recommandations en matière d’amélioration des processus liés à la facturation dans le CFA.

Section 2 : Les leviers d’amélioration au niveau des processus liés à la facturation

Afin d’améliorer le processus de facturation du CFA, il convient de déterminer en premier lieu le processus cible souhaité. Ensuite, un plan d’action permettant d’atteindre cette cible doit être établi. L’expert-comptable prévoit pareillement la manière dont ce plan d’action sera déployé, ainsi que son suivi.

Définition du processus cible pour la facturation au sein du CFA

Pour pouvoir proposer un processus cible de facturation adapté à l’organisme de formation, l’expert-comptable apporte des réponses aux questions énumérées ci-dessous :

Quelles sont les aspects du processus que le client (CFA) souhaite améliorer ? Quelles sont les procédures à mettre en place ? Qui sont les acteurs à intégrer dans le processus ? Quels sont les outils à utiliser ?

Les aspects du processus de facturation du CFA nécessitant une amélioration

Au sein du CFA, les améliorations du processus de facturation doivent porter sur les suivants :

La gestion des dossiers de contrat d’apprentissage ;
La gestion comptable des contrats d’apprentissage ;
Le paramétrage de l’outil de facturation ; et
Le traitement des contrats d’apprentissage dans le système d’information.

Les procédures à mettre en place

Des procédures précises doivent être mises en place dans le CFA afin d’atteindre le processus visé. La check-list suivante permet de déterminer les procédures nécessaires. « OK » indique que la procédure existe déjà au sein de l’organisme, et « NOK » indique que la procédure est à élaborer

Tableau 20 : Check-list des procédures à mettre en place dans le CFA³⁶

Procédures	OK	NOK
Gestion des dossiers apprentis
Traitement des contrats d’apprentissage
Traitement des factures
Gestion des litiges avec les OPCO
Procédure de communication par OPCO
Utilisation de l’outil de facturation
Procédures d’alerte
Traitement comptable des dossiers apprentis et factures
Contrôle des différentes étapes du processus de facturation
Détermination du prix d’une prestation

Les acteurs à intégrer au processus

Dans le nouveau processus de facturation du CFA, les acteurs suivants doivent être désignés :

Un responsable du processus de facturation : il supervise et contrôle toutes les opérations liées à la facturation, de la création du profil apprenti au règlement des factures par l’OPCO et l’entreprise.
Un référent CFA – OPCO : il est l’acteur qui est en relation direct avec les OPCO afin d’assurer une bonne communication et un climat propice à la collaboration avec ces opérateurs. Il assure également les relances et la gestion des litiges avec ces derniers.
Un responsable financier et comptable : il assure le traitement comptable des opérations liées à la facturation.
Les collaborateurs : ils sont chargés de réaliser toutes les opérations relatives au processus de facturation, dans le respect du principe de séparation des tâches.

Les outils à déployer

Quant aux outils à déployer dans le cadre du nouveau processus de facturation du CFA, ils doivent faire partie intégrante du système d’information du centre et inclure les suivants :

Un logiciel de facturation adapté ;
Des outils de communication ;
Un système d’alerte intégré ;
Un logiciel comptable ; et
Des outils de suivi et de traitement des données.

Un plan d’action permettant d’atteindre le processus cible de facturation doit alors être établi. Ce sujet est abordé dans les lignes qui suivent.

Elaboration d’un plan d’action adapté : les axes d’amélioration

Le plan d’action à mettre en œuvre en vue d’améliorer l’efficacité du processus de facturation du CFA se décline en deux volets : le plan d’action destiné à atteindre le processus cible, et le plan d’action destiné à gérer les risques en matière de facturation.

Les actions permettant d’atteindre le processus cible de facturation

En vue d’atteindre le processus de facturation visé, les actions suivantes doivent être menées au sein du CFA :

La réorganisation du traitement des dossiers apprentis ;
La réorganisation du service comptable pour intégrer la gestion des contrats d’apprentissage et pas uniquement les factures émises ;
Le paramétrage du système d’information ;
La mise en place des nouvelles procédures (cf. tableau 20) ;
La désignation des acteurs du processus de facturation (formation des collaborateurs présents ou recrutement) ; et
La conception des outils.

Les actions à mettre en œuvre en matière de gestion des risques liés à la facturation

Le professionnel de l’expertise comptable s’intéresse aux risques identifiés et hiérarchisé, notamment ceux liés :

Au contrôle interne du processus de facturation : en matière d’organisation, documentation et traçabilité ; et
Au système d’information : en termes d’applications, interfaces et traçabilité.

Les actions en matière de contrôle interne du processus de facturation

En vue de réduire, voire écarter les risques liés à l’organisation liée au processus de facturation au sein du CFA, les actions suivantes sont recommandées :

Mettre en place une méthode de contrôle à chaque opération du processus de facturation du CFA ;
Désigner un superviseur chargé de veiller à la bonne mise en œuvre et au contrôle de ces opérations ;
Etablir pour chaque opération une fiche de séparation des tâches ;
Définir une démarche de communication adaptée en matière de facturation : en interne (entre tous les acteurs concernés par l’activité) et en externe (avec les OPCO, les entreprises, et les autres parties prenantes du CFA).

En matière de documentation, il est préconisé de :

Etablir une fiche de poste pour chaque acteur qui est amené à intervenir dans le processus de facturation de l’organisme de formation ;
Formaliser toutes les démarches et méthodes définies dans le cadre de l’amélioration de l’efficacité du processus de facturation, notamment à travers la rédaction de manuels de procédures ;
Former les collaborateurs à toutes les nouvelles procédures mises en place au niveau du processus de facturation ;
Evaluer et contrôler ces collaborateurs lors de la mise en œuvre de ces procédures, afin de s’assurer qu’ils les maitrisent, les respectent et les appliquent.

Face aux risques liés à la traçabilité, il convient de prévoir les actions suivantes :

Pour chaque opération dans le cadre du processus de facturation, voire en amont de celle-ci (analyse de la demande des apprentis par exemple), il est nécessaire de pouvoir identifier de façon claire les acteurs qui sont intervenus ainsi que leur contribution dans la réalisation de ladite opération ;
Chaque opération réalisée dans le cadre du processus doit pouvoir être identifiée et connue à une date ultérieure à sa mise en œuvre, grâce à la mise en place d’un historique et l’appui par des éléments de justification.

Les actions portant sur les risques liés au système d’information

Les actions destinées à limiter ou supprimer les risques liés au système d’information revêtent un aspect plus technique. C’est la raison pour laquelle, lors de leur mise en œuvre, le CFA doit impliquer son équipe technique / informatique, ou à défaut, faire appel à un professionnel dans ce domaine.

Au niveau des applications que fournira le système d’information, il est nécessaire de :

Evaluer les besoins du CFA en termes d’applications et de fonctionnalités pour la réalisation des différentes opérations ;
Mettre en place ces applications et fonctionnalités si elles ne sont pas encore disponibles ;
Organiser une formation des collaborateurs à leur utilisation.

Par rapport aux interfaces proposées par le système d’information, il est recommandé de :

Définir le format le plus adapté pour chaque opération : les éléments qui doivent être affichés, et le mode et format d’affichage ;
Veiller à décrire, pour chaque type d’interface, les modalités de remplissage des champs : manuelles, semi-automatiques, automatiques ;
Disposer d’une interface permettant d’avoir une visibilité globale et détaillée d’un dossier : tous les éléments associés à ce document doivent ainsi être consultables depuis l’interface.

Pour assurer la sécurité du système d’information lié à la facturation, l’expert-comptable apporte les conseils suivants :

Définir des mesures de protection de l’ensemble des données du CFA, et plus particulièrement celles liées à la facturation ;
Mettre en place une base de sauvegarde de ces données ;
Définir une procédure de gestion des droits et accès pour les utilisateurs ;
Définir une méthode permettant d’assurer la traçabilité des opérations réalisées au niveau des différents outils qui composent le système d’information ; et
Prévoir un plan d’action pour une mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles.

Une fois le plan d’action destiné à améliorer l’efficacité du processus de facturation dans le CFA défini, la prochaine étape consiste pour le professionnel à déterminer la manière dont il sera mis en œuvre et suivi.

Déploiement et suivi du plan d’action

La mise en œuvre et le suivi du plan d’action impliquent la réalisation des étapes décrites ci-après.

La constitution de l’équipe projet

Cette étape porte sur la désignation de chaque acteur qui interviendra dans le cadre du projet. L’équipe est essentiellement composée de :

Un chef de projet qui coordonne les activités destinées à la réussite du projet, y compris la définition du budget à allouer.
Un responsable de planification et de suivi : il planifie les actions à réaliser, définit les délais de réalisation, organise les intervenants, et assure le suivi du plan d’action.
Un responsable de la communication : il constitue un relais entre les différents membres de l’équipe, mais aussi entre l’équipe et la direction du CFA.
Un responsable technique : il assure le paramétrage et les ajustements nécessaires au niveau du système d’information et des différents outils utilisés dans le cadre de la facturation.
Les collaborateurs : ils sont chargés d’exécuter les actions définies dans le plan d’action.

La planification des actions à réaliser

Pour chaque action du plan d’action, il est nécessaire d’indiquer le début et la fin d’exécution, ainsi que les délais de réalisation. Cette tâche est assurée par le responsable de planification et de suivi. De même, le collaborateur chargé de la mise en œuvre de l’action doit être désigné.

La détermination des modalités de suivi

Il s’agit de définir la fréquence à laquelle un contrôle et un suivi doivent être effectués par rapport à une action.

Le modèle de plan d’action d’amélioration de l’efficacité du processus de facturation du CFA est présenté à l’Annexe 9.

Le dernier chapitre du mémoire est consacré à la présentation de la démarche de l’expert-comptable en matière de mise en place d’un outil de suivi et de réalisation des travaux de fin de mission.

Chapitre 2 : Mise en place d’un outil de suivi et travaux de fin de mission

Dans la première section, l’outil permettant de suivre l’efficacité du processus de facturation sera élaborée. Quant à la deuxième section, elle porte sur la suggestion de présentation des travaux finaux ainsi que leur remise.

Section 1 : Construction de l’outil de suivi du processus de facturation mis en place

Les impacts du plan d’action d’amélioration de l’efficacité du processus de facturation du CFA doivent être évalués. C’est pourquoi l’expert-comptable prévoit, dans le cadre de sa mission, la mise en place d’un outil de suivi. Il doit préalablement définir les indicateurs clés qui constitueront de base pour l’activité de suivi.

Définition des indicateurs clés pour le suivi

Le suivi de l’efficacité du processus de facturation du CFA est basé sur des indicateurs précis, qui sont détaillés ci-dessous.

Le délai moyen de traitement d’un dossier apprenti

Ce délai permet de connaitre la durée qu’il faut pour le CFA de traiter un dossier apprenti, de la prise en charge de son inscription, à l’envoi à l’OPCO de la première facture liée à la prise en charge de la formation de cet apprenti. Pour son calcul, la formule suivante est appliquée :

Délai moyen de traitement d’un dossier apprenti = Durée de traitement totale des dossiers apprentis sur une période (de l’inscription à l’envoi des factures à l’OPCO) / nombre de dossiers apprentis sur cette même période

Plus ce délai est important (15 jours et plus), moins le processus de facturation est considéré comme efficace.

Le taux de litiges OPCO

Cet indicateur mesure les tensions entre le CFA et les OPCO. Plus ce taux est élevé, plus le CFA est exposé à de nombreux litiges avec les OPCO, en matière de facturation. Ce taux est calculé de la manière suivante :

Taux de litiges OPCO = Nombre de litiges / Nombre de dossiers apprentis

Le taux de réclamation OPCO

Le fait pour un OPCO de revenir constamment auprès du CFA pour demander des modifications ou ajustements par rapport à un dossier apprenti représente une non-qualité, et indique un processus de facturation peu efficace. Pour déterminer le taux de réclamation OPCO, il convient d’appliquer la formule qui suit :

Taux de réclamation OPCO = Nombre de dossiers faisant l’objet d’une demande de justification ou corrections de l’OPCO / Nombre total de dossiers

Un taux de réclamation OPCO élevé indique un mauvais traitement des informations dans les dossiers.

Le délai de déclenchement de la facturation

La facturation au niveau du CFA est déclenchée uniquement suite à l’obtention de l’accord de prise en charge par l’OPCO. Ainsi, le délai de déclenchement correspond au délai d’obtention de l’accord de prise en charge par l’opérateur. Le calcul se fait de la manière suivante :

Délai de déclenchement de la facturation = Délai d’obtention de l’accord de prise en charge par l’OPCO – Délai d’envoi de la demande de prise en charge par le CFA

Un délai de moins de 10 jours indique une réactivité de la part du CFA.

Le taux de dossiers incomplets

Ce taux indique la part de dossiers apprentis incomplets, nécessitant des ajustements ou des compléments d’information au sein du CFA. La formule pour sa détermination est :

Taux de dossiers incomplets = Nombre de dossiers incomplets / Nombre total de dossiers

Lorsque ce taux est élevé, le processus de facturation présente une inefficacité, puisque ces dossiers sont stockés dans la base de données du CFA sans que ce dernier puisse en faire une demande de prise en charge aux OPCO.

Le taux de dossiers complets en attente de l’accord de prise en charge

Ce taux indique la part de dossiers complets et dont une demande de prise en charge a déjà été envoyée à l’OPCO. Ce taux doit représenter plus de 25% des dossiers pour les demandes de prise en charge de moins d’une semaine. Dans le cas contraire, le processus de facturation manque d’efficacité. Pour le calculer, il convient d’appliquer cette formule :

Taux de dossiers complets en attente de l’accord de prise en charge = Nombre de dossiers complets en attente de l’accord de prise en charge / Nombre total de dossiers

Le taux de dossiers complets avec accord de prise en charge

Il s’agit de la part de dossiers auxquels les OPCO ont accordé leur prise en charge. Pour les dossiers dont la demande de prise en charge a été envoyée à moins d’une semaine, ce taux devrait être égal à 50% et plus pour indiquer une efficacité au niveau du processus de facturation du CFA. Il se calcul comme suit :

Taux de dossiers complets avec accord de prise en charge = Nombre de dossiers complets avec accord de prise en charge / Nombre total de dossiers

Le délai de règlement OPCO

Ce délai indique la durée entre la date d’envoi de la facture et la date de règlement par l’OPCO. Un délai de règlement court démontre que le CFA est réactif. La méthode de calcul de présente comme suit :

Délai de règlement OPCO = Délai de règlement OPCO – Délai d’envoi de la facture à l’OPCO

Le délai de règlement entreprise

Ce délai concerne le règlement du reste à charge entreprise. Il correspond à la durée écoulée entre la date d’envoi de la facture à l’entreprise et la date de son règlement par cette dernière. Un délai court est un signe de sécurité pour le CFA. Pour calculer ce délai, il convient d’utiliser cette formule :

Délai de règlement entreprise = Délai de règlement entreprise – Délai d’envoi de la facture entreprise

Le taux de refus OPCO

Dans certains cas, l’OPCO peut être amené à refuser de prendre en charge le financement d’un contrat d’apprentissage. Cette situation est notamment observée lorsqu’une incohérence ou des erreurs importantes sont constatées dans le dossier apprenti. Le taux de refus OPCO indique alors une mauvaise organisation des dossiers apprentis et une mauvaise gestion des informations. Il convient d’appliquer la formule suivante :

Taux de refus OPCO = Nombre de refus de prise en charge par les OPCO / Nombre de demande de prise en charge

Le taux de relance OPCO

Le CFA est amené à relancer les OPCO lorsqu’à l’échéance convenue, ces derniers ne procèdent pas au règlement des factures. Un taux de relance élevé expose le CFA à un risque de litiges avec l’OPCO, mais également à un risque de non-paiement par ces derniers. Le mode de calcul de cet indicateur se présente comme suit :

Taux de relance OPCO = Nombre de relance OPCO / Nombre de factures arrivées à échéance et non payées

Le taux de créance irrécouvrable entreprise

Lorsqu’une entreprise ne procède pas au paiement du reste à charge, celui-ci devient une créance irrécouvrable. Quant cet indicateur est élevé, les créances du CFA le sont également. La formule à appliquer est :

Taux de créance irrécouvrable entreprise = Montant des factures non-réglées par les entreprises / Montant du reste à charge entreprise

Le montant des factures à établir

Il peut arriver qu’un dossier apprenti soit complet mais que l’OPCO n’a pas encore envoyé son accord de prise en charge. Or, la date de début de la formation arrive, et le CFA décide d’intégrer l’apprenti concerné dans cette formation. Son dossier est alors comptabilisé en FAE. Plus le montant de cette FAE est important, plus le CFA est exposé à un risque en cas de refus de paiement de l’OPCO. Cet indicateur est calculé comme suit :

Montant des FAE = Montant des dossiers en attente de prise en charge pour les apprentis sont déjà en formation

Une fois les indicateurs clés liés à l’efficacité du processus de facturation du CFA définis, l’expert-comptable met en place un outil permettant de les suivre.

Elaboration d’un tableau de bord de suivi des indicateurs clés

Le tableau de bord est l’outil permettant de constater si le processus de facturation du CFA est efficace ou non, à l’issue des actions d’amélioration mises en œuvre. Il doit de ce fait inclure tous les indicateurs clés présentés dans le développement précédent. Lors de l’élaboration d’un tel outil, le professionnel de l’expertise comptable détermine les modalités suivantes.

Le mode de remplissage du tableau de bord

Le tableau de bord de suivi doit être intégré au système d’information de l’organisme de formation. Son mode de remplissage est de ce fait automatique, car il tire les données de la base de données du CFA, et plus précisément des informations issues du logiciel de facturation.

De même, les calculs des indicateurs clés se font de manière automatique. Il est alors nécessaire d’intégrer les formules concernées lors du paramétrage du système d’information.

La fréquence de mise à jour du tableau de bord

Etant donné que la facturation dans le CFA est une activité quotidienne, compte tenu du fait que des apprentis sont amenés à s’y inscrire chaque jour, le tableau de bord de suivi des indicateurs clés est aussi mis à jour quotidiennement. Cette fréquence permet pareillement au centre de formation d’être réactif lorsqu’un indicateur pointe une inefficacité au niveau du processus.

Les utilisateurs du tableau de bord

Bien que le tableau de bord soit généré automatiquement par le système d’information du CFA, des interventions humaines sont toujours nécessaires. Les utilisateurs de l’outil sont alors :

Le collaborateur vérificateur : il est chargé de s’assurer que chaque champ est bien rempli et que les mises à jour automatiques sont bien réalisées. En cas d’incident, il remonte les informations au service technique pour que ce dernier intervienne.
Le responsable du processus de facturation : il est tenu de suivre quotidiennement les indicateurs clés afin de prendre des décisions, mais aussi de mettre en place des mesures correctives (le cas échéant).

Le modèle de tableau de bord généré se présente alors comme suit.

Tableau 21 : Modèle de tableau de bord de suivi des indicateurs clés liés à l’efficacité du processus de facturation du CFA³⁷

Indicateurs clés	J1			J2			JN
Indicateurs clés	Réalisé	J-1	Ecart	Réalisé	J1	Ecart	Réalisé	JN-1	Ecart
Délai moyen de traitement d’un dossier apprenti
Délai de déclenchement de la facturation
Délai de règlement OPCO
Délai de règlement entreprise
Montant des FAE
Taux de litiges OPCO
Taux de réclamation OPCO
Taux de dossiers incomplets
Taux de dossiers complets en attente de l’accord de prise en charge
Taux de dossiers complets avec accord de prise en charge
Taux de refus OPCO
Taux de relance OPCO
Taux de créance irrécouvrable entreprise

La section suivante suggère une présentation des travaux finaux, ainsi que la remise de ces travaux au client.

Section 2 : Suggestion d’une présentation des travaux finaux et la remise des travaux

En fin de mission, l’expert-comptable établit un compte rendu de mission. Il élabore également un dossier de fin de mission.

Compte rendu de mission comprenant les recommandations et actions à mener

Le compte rendu de mission représente le document adressé au représentant du CFA, soit le client. Il s’agit d’un document exposant le déroulement de la mission au sein de l’organisme.

Le compte rendu de mission doit alors inclure les éléments énumérés ci-dessous :

Un rappel sur la mission, notamment en ce qui concerne les objectifs et son déroulement ;
Les difficultés rencontrées lors de la réalisation de la mission ;
Les aspects techniques relatives à sa réalisation : les travaux menés par l’expert-comptable et son équipe, la démarche réalisée, les outils proposés, et les recommandations et les actions à mener ; et
Les conditions liées aux honoraires

Un modèle de compte rendu de mission adapté est disponible à l’Annexe 10.

Pour finaliser sa mission auprès du CFA, le professionnel de l’expertise comptable élabore également un dossier de fin de mission.

Elaboration du dossier de fin de mission

Le dossier de fin de mission comprend tous les documents ayant permis la mise en œuvre de la mission. Il comprend alors les éléments suivants :

Les informations sur le CFA : données juridiques, comptables, fiscales, organisationnelles.
La cartographie du processus de facturation du centre de formation ;
Le questionnaire d’acceptation de la mission ;
Le questionnaire des obligations anti-blanchiment ;
La lettre de mission signée par les parties ;
Les recommandations apportées par l’expert-comptable concernant l’amélioration de l’efficacité du processus de facturation du CFA ; et
Le compte rendu de mission.

Conclusion

Le présent mémoire a pour objectif de permettre à l’expert-comptable de disposer d’une démarche en matière d’évaluation de l’efficacité du processus de facturation dans un centre de formation d’apprentis (CFA) et de proposition de pistes d’amélioration. Pour ce faire, une analyse du modèle économique des CFA a été réalisée, car il est indispensable pour le professionnel de maitriser les spécificités que présentent ces organismes ainsi que l’environnement au sein duquel ils évoluent.

L’expert-comptable doit ainsi cerner l’environnement économique, politique et juridique des CFA. Il en va de même en ce qui concerne leurs particularités sur le plan comptable, fiscal et social.

Une attention particulière doit être accordée aux modalités de financement d’un CFA. En effet, un tel organisme bénéficie de différents moyens de financement, issus de différents acteurs (opérateurs de compétences, régions, entreprises…). Les fonds obtenus servent essentiellement à financer son fonctionnement et son investissement, mais aussi les contrats d’apprentissage.

La loi Avenir professionnelle a apporté une réforme au niveau de la formation professionnelle. Cette situation a eu des impacts sur ces centres de formation, et ce, sur différents aspects : au niveau organisationnel, en ce qui concerne les interlocuteurs, en matière de qualité et de certification, ainsi qu’en termes d’obligations comptables.

Le processus de facturation des CFA dépend en grande partie des modalités liées à leur financement. C’est la raison pour laquelle l’expert-comptable est tenu de comparer le mode de financement des CFA avant et après la réforme de la formation professionnelle. C’est ensuite qu’il procède à l’analyse des particularités que présente un tel processus.

En vue de mieux cerner le processus de facturation du CFA, le professionnel en établit la cartographie, sachant qu’il implique trois partie, à savoir le CFA, les OPCO, et les entreprises. Le professionnel doit pareillement recenser les difficultés liées à la gestion de la facturation dans le CFA, suite à la réforme. Elles concernent la relation avec les OPCO, l’absence d’homogénéité de leurs pratiques entrainant une hausse des charges de travail au sein du CFA et un retard dans le règlement des factures, mais aussi le fait que les entreprises ne régularisent pas toujours le reste à charge, ce qui crée une créance irrécouvrable au niveau du CFA.

En matière d’évaluation proprement dite de l’efficacité du processus de facturation du CFA, le professionnel intervient en deux étapes. Dans un premier temps, il procède à une revue des spécificités du dispositif de contrôle interne, de l’environnement informatique et des processus clés liés aux services de paiement. Dans ce contexte, il analyse les spécificités et les enjeux du dispositif de contrôle interne de facturation ; il prend connaissance du système d’information du CFA ; et il revoit les processus clés et les flux liés à la facturation.

Dans un second temps, l’expert-comptable met en place une démarche et des outils d’analyse de l’efficacité du contrôle interne du processus de facturation. Cette étape inclut les actions telles que l’évaluation des moyens mis en œuvre par l’organisme de formation pour limiter les risques, l’évaluation du système d’information, et l’élaboration d’une cartographie des risques adaptée au processus de facturation et la hiérarchisation de ces risques.

A l’issue de ces étapes, le professionnel peut désormais proposer des pistes d’amélioration du processus de facturation du CFA. Ces leviers concernent tant l’organisation globale du centre que le processus de facturation proprement dit. En effet, dans le mémoire, les préconisations portent sur :

La mise en place d’une procédure en matière de diffusion des informations au niveau du CFA et des OPCO ;
La définition d’une démarche de gestion des litiges avec l’OPCO ;
La mise en place d’une démarche de gestion du dossier apprentis ;
La définition d’un processus cible pour la facturation au sein du CFA ;
La construction d’un plan d’action visant à atteindre ce processus cible ; et
L’élaboration d’un tableau de bord de suivi des indicateurs clés liés au nouveau processus.

Bibliographie

TEXTES RÈGLEMENTAIRES ET LÉGISLATIFS

Arrêté du 18 janvier 2010 relatif au montant minimal du concours apporté par l’employeur d’un apprenti au centre de formation d’apprentis ou à la section d’apprentissage où est inscrit cet apprenti
Arrêté du 21 juillet 2020 fixant les règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique au sein des organismes de formation qui dispensent des formations par apprentissage en application de l’article L 6231-4 du code du travail
Avis n° 2003-04 du 1er avril 2003 relatif aux obligations comptables applicables aux centres de formation des apprentis (CFA)
Circulaire DGEFP n° 2006-25 du 24 août 2006 relative à l’enregistrement des contrats d’apprentissage
Code du travail
Décret n° 2000-470 du 31 mai 2000 relatif au financement des centres de formation d’apprentis et des sections d’apprentissage
Décret n° 2000-502 du 7 juin 2000 relatif aux conditions de conventionnement des structures d’insertion par l’activité économique prévues par le IV de l’article L.322-4-16 du code du travail
Décret n° 2010-1780 du 31 décembre 2010 instaurant un dispositif d’initiation aux métiers en alternance
Décret n° 2012-628 du 2 mai 2012 relatif à l’information des centres de formation d’apprentis et des sections d’apprentissage sur les sommes versées par les redevables de la taxe d’apprentissage
Décret n° 2019-1489 du 27 décembre 2019 relatif au dépôt du contrat d’apprentissage
Décret n° 2020-372 du 30 mars 2020 portant diverses dispositions relatives à l’apprentissage.
Décret n° 2021-1850 du 28 décembre 2021 relatif à l’utilisation des ressources allouées aux régions pour les dépenses de fonctionnement et d’investissement des centres de formation d’apprentis
Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (1) ou loi « Avenir professionnel »
Loi n° 87-572 du 23 juillet 1987 modifiant le titre Ier du code du travail et relative à l’apprentissage (1)
Ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions législatives avec la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel

OUVRAGES SPÉCIALISÉS

Francis Lefebvre Rédaction, Facturation : règles économiques et fiscales, Francis Lefebvre, 2020, 334 pages.
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BOUTARD Xavier, (2020), Pourquoi créer un CFA d’entreprise ? Les Echos Solutions.
BOUVIER Jocelyn, (2009), Contrat de professionnalisation et contrat d’apprentissage, Revue Française de Comptabilité, n° 420, p. 10.
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